Dataskyddsbeskrivning för Work in Finland internationell rekryteringsrådgivning för arbetsgivare

1. Registeransvarig

Nylands arbets- och näringsbyrå
PB 1003, 00521 Helsingfors
Besöksadress: Anttigatan 1, 00100 Helsingfors

Mer information:
Harry Berg, Laura Pajari-Xiang ja Roosa Tuominen
Tfn 0295 016 770, tyonantajaneuvonta@workinfinland.fi

2. Kontaktpersoner i ärenden som gäller registret

Kontaktuppgifter:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

3. Registrens namn

• Kundservicesystemets telefonsamtal vid Work in Finland internationell rekryteringsrådgivning för arbetsgivare
• Kundservicesystemets e-post vid Work in Finland internationell rekryteringsrådgivning för arbetsgivare

4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Dataskyddsförordningens (EU 2016/679) 6 art.

Uppgifterna behövs för att sköta lagenliga uppgifter, för att tillhandahålla service och för kontakter enligt bestämmelserna i följande lagar:

• Lag om offentlig arbetskrafts- och företagsservice 916/2012
• EU-förordning om digital ingång, (EU) 2018/1724

Uppgifterna används för att bekräfta ett servicetillfälle vid en reklamation och för att utveckla servicekvaliteten i samband med utbildning av kundservicepersonalen.

Behandling såsom tekniskt underhåll, kan läggas ut på entreprenad i enlighet med och inom de gränser som anges i lag. Mejl från Work in Finland internationell rekryteringsrådgivning för arbetsgivare behandlas via organisatorisk e-post som ägs av Business Finland. Business Finlands roll är att vara teknisk ägare av organisatorisk e-post. Business Finland har inte läsbehörighet till organisationens e-post.

5. Registrets datainnehåll och kategorier av personuppgifter

I registret lagras uppgifter som kunden själv har uppgett och som uppkommer i en kundbetjäningssituation, till exempel:

Personkundens uppgifter:

• Namn
• Telefonnumer
• E-postadress
• Personliga uppgifter som uppstått i en rådgivnings- eller handledningssituation och som lyfts fram av kunden eller tjänstemannen.

• Företagsuppgifter:

• Företagets namn
• FO-nummer
• Adressuppgifter
• Telefonnummer
• E-postadress
• Orsaker till kontakt
• Uppgifter i anslutning till företagsverksamhet som uppstått i samband med en rådgivnings- eller handledningssituation och som lyfts fram av kunden eller tjänstemannen.

6. Förvaringstid

Inspelningarna av samtalen lagras sex (6) månader. I kvalitetsfrämjande projekt och vid reklamationsärenden kan enskilda inspelningar sparas en längre tid, dock högst 12 månader. E-post lagras sex (6) månader. Det förda samtalet sparas i kundens egen e-post.

7. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter fås av kunden själv eller av kundrådgivaren under kundservicesituationen samt TE-administrationens kunddatasystem, samt arbets- och näringsministeriets och utrikesministeriets administrerings gemensamt kunddatasystem, samt handels-, stiftelse- och föreningsregistret.

8. Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte regelmässigt ut.

I de fall som fastställs i lagen utlämnar Work in Finland internationell rekryteringsrådgivning för arbetsgivare kunduppgifter exempel till den som betalar ut arbetslöshetsförmåner och till andra myndigheter.

9. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter lämnas inte ut eller överförs utanför EU eller EES.

Personuppgifter lagras på servrar som finns inom EU. Om några personuppgifter behandlas genom vår underleverantör utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, kommer vi att säkerställa att överföringen av personuppgifter är laglig och att det finns en adekvat nivå av dataskydd.

10. Principer för skydd av registret

Artikel 32 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679

Datasäkerheten och skyddet av personuppgifter beaktas systematiskt vid all användning och behandling av uppgifter. Alla personuppgifter behandlas på ett sätt som beaktar datasäkerheten och följer lagen. 

Alla som behandlar personuppgifter undertecknar en tystnadsförbindelse. Endast de personer som behöver uppgifterna i sitt arbete använder registret, i enlighet med sina användarrättigheter. Den serviceproducent som erbjuder registreringssystemet har tystnadsplikt.

11. Rätt att få åtkomst till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU-förordning 2016/679 har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne, dvs. rätt att kontrollera uppgifter som rör
personen själv.

Begäran om granskning ska alltid göras skriftligt och undertecknas. I begäran om granskning ska tidpunkten för kontakten med inspektionen samt kontaktuppgifterna specificeras. Begäran om granskning ska riktas till Work in Finland internationell rekryteringsrådgivning för arbetsgivare och skickas per post eller e-post till registratorskontoret vid Nylands arbets- och näringsbyrå (kontaktuppgifter i punkt 1). Avsändaren av ett e-postmeddelande måste se till att kryptera e-postmeddelandet för att säkra integritetsskyddet.

När du vill granska dina uppgifter (tietosuoja.fi)

Kunden får lyssna på inspelningen vid någon av Nylands arbets- och näringsbyrås kontor enligt överenskommelse. Kunden ska vara beredd att bevisa sin identitet.

12. Rätt till rättelse och rätt till radering

Enligt artikel 16 och 17 i EU-förordning 2016/679 har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade eller raderade.

I begäran om rättelse ska man specificera den felaktiga uppgiften, varför den är felaktig och hur den borde rättas. Begäran kan framställas med en skriftlig begäran till registratorskontoret. Kontaktinformation finns i punkt 1. I fall begäran görs via e-post ska sändaren av säkerhetsskäl använda skyddad e-post.

När du vill rätta dina uppgifter (tietosuoja.fi)

Rätten att radera uppgifter gäller inte de personuppgifter som Work in Finland internationell rekryteringsrådgivning för arbetsgivare behöver för att sköta en lagstadgad uppgift.

Kunden ges ett skriftligt intyg över eventuell vägran att korrigera/radera en uppgift, av vilket orsakerna till vägran framgår.

13 Klagomål eller besvär gällande behandling av personuppgifter

Enligt artikel 77 i EU-förordning 2016/679 har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s dataskyddsförordning.