Haluan tukea henkilöstöhallintoon

Palkanmaksu ei ole ainoa velvollisuus, joka koskee sinua työnantajana. Sinun tulee myös tarjota työterveyshuolto, huolehtia työsuojelusta, vakuuttaa työntekijäsi ja laatia tasa-arvosuunnitelma. Jotta työnteko olisi mahdollisimman turvallista, tarkkaile työympäristöä, työtiloja ja työtapoja. Muista hoitaa myös palkkaperusteiset ja muut ilmoitukset eri viranomaisille. Jos toimialallasi on voimassa oleva työehtosopimus, tulee työehtojen olla sen mukaisia.

Työterveyshuolto parantaa työntekijöidesi työkykyä

Työterveyshuoltolaki velvoittaa sinut työnantajana järjestämään henkilöstöllesi työterveyshuollon, kun työntekijöitä on vähintään yksi. Työterveyshuolto kuuluu kaikille työntekijöillesi riippumatta heidän työajastaan tai työsuhteidensa kestosta. Työterveyshuollon tavoitteena on edistää työntekijöidesi terveyttä ja turvallisia työoloja, tukea työkykyä koko työuran ajan sekä ehkäistä työhön liittyviä sairauksia ja tapaturmia.

Työsuojelun avulla varmistat turvallisen työnteon

Työsuojelun tavoitteena on luoda turvallinen, terveellinen ja tuottava työpaikka. Työnantajana sinulla on velvollisuus tehdä työsuojelun toimintaohjelma. Lisäksi vastuullasi on arvioida ja vähentää mahdollisia vaaroja ja vikatilanteita.

Vakuutukset antavat turvaa tapaturmien varalle

Vakuutus antaa sinulle turvaa sen varalle, että työntekijäsi loukkaantuu työtapaturmassa tai työmatkalla tai sairastuu ammattitautiin. Voit ottaa vakuutuksen haluamastasi vahinkovakuutusyhtiöstä. Eri vakuutusyhtiöillä on erilaisia käytäntöjä, joten vakuutuksen tarkka hinta vaihtelee. Jos haluat, voit kilpailuttaa vakuutusyhtiöitä. 

Työntekijöille otettavia pakollisia vakuutuksia ovat työeläkevakuutus, työtapaturma- ja ammattitautivakuutus, ryhmähenkivakuutus, työttömyysvakuutusmaksu ja sairausvakuutusmaksu. Jos haluat, voit ottaa lisäksi myös vapaaehtoisia vakuutuksia.

Osatyökykyisten työkyvyttömyyseläkkeiden vaikutus suurtyönantajien työeläkemaksuun

Jos olet suurtyönantaja, työeläkemaksun (TyEl) maksuluokkasi määritellään vertaamalla työkyvyttömyysriskiäsi keskimääräiseen riskiin. Laskennassa verrataan aiemmin myönnettyjen työkyvyttömyyseläkkeiden määrää TyEl:n keskimääräiseen määrään.

TE-toimiston tai kuntakokeilun asiakkaan, joka on työllistymässä osatyökykyisenä palvelukseesi, pitää työsuhteen alkaessa pyytää TE-toimistosta tai kuntakokeilusta todistus, että hänet on merkitty TE-palveluiden asiakasrekisteriin osatyökykyisenä työnhakijana. Tämän jälkeen hänen täytyy itse toimittaa todistus sinulle. Työnantajana sinun täytyy säilyttää todistus.

Jos osatyökykyinen tulee työkyvyttömäksi työssäolon viiden ensimmäisen vuoden aikana, sinun täytyy toimittaa työntekijältä saamasi todistus osatyökykyisyydestä työeläkevakuutusyhtiöllesi, jolloin työntekijän työkyvyttömyyseläke ei vaikuta työeläkemaksuluokkaasi.

Kun työntekijäsi pyytää todistuksen osatyökykyisyydestään työsuhteen alkaessa ja toimittaa sen sinulle, vältyt vaikutuksilta, joita työntekijäsi mahdollinen työkyvyttömyyseläkkeelle jääminen työeläkemaksuusi aiheuttaisi. Tämä voi osaltaan kannustaa osatyökykyisen työntekijän palkkaamiseen.

Voit kehittää henkilöstösi osaamista monin eri tavoin. Työnantajana sinun on mahdollista tarjota työntekijöillesi erilaisia kursseja, koulutuksia ja valmennuksia. Voit myös tukea työntekijöiden omia opintoja. Työnkierto on myös mahdollisuus kehittää henkilöstösi osaamista. Siinä työntekijä siirtyy määräaikaisesti organisaation sisällä toisiin tehtäviin. Uusien työtehtävien oppimisen lisäksi työntekijän tietämys organisaation toiminnasta laajenee.

Organisaation menestymisen kannalta on olennaista, että kannustat työntekijöitäsi uuden oppimiseen. Kun rohkaiset työntekijöitäsi käymään yhteisiä keskusteluja ja jakamaan kokemuksiaan, yhteenkuuluvuuden tunne paranee ja he voivat oppia toisiltaan uutta. Työnantajana voit luoda ilmapiirin, jossa kannustetaan uuden oppimiseen.

Yhteishankintakoulutus

Apua henkilöstön osaamisen parantamiseen saat TE-palveluista. Yhteishankintakoulutuksen avulla voit kouluttaa nykyisiä tai uusia työntekijöitäsi yhteistyössä TE-palveluiden kanssa. TE-palvelut tarjoavat apua koulutuksen järjestämiseen ja sinä työnantajana osallistut koulutuksen rahoitukseen ja opiskelijavalintaan. Koulutuksiin voivat osallistua myös yrittäjäksi ryhtyvät, yrittäjä työntekijöidensä kanssa sekä yrityksessä työskentelevät vuokratyöntekijät.

Lue lisää yhteishankintakoulutuksista ELY-keskuksen sivuilta.

Työpaikkasuomi ja työpaikkaruotsi

Työpaikkasuomi ja työpaikkaruotsi ovat koulutuksia, joiden tavoitteena on edistää organisaation ulkomaalaistaustaisen henkilöstön valmiuksia selviytyä arjen työtehtävistään joko suomen tai ruotsin kielellä. Koulutukset räätälöidään organisaatiosi ja koulutettavien tarpeiden mukaan ja ne voidaan toteuttaa niin Täsmä-, Rekry- kuin MuutosKoulutuksena.

Työntekijöilläsi on varmasti erilaisia näkemyksiä työn tekemiseen liittyen. Jos työyhteisössä ei voida käsitellä erilaisia mielipiteitä, voi syntyä erimielisyyksiä. Kuuntele ja ota huomioon työntekijöidesi ajatukset, sillä niiden avulla voit kehittää organisaatiosi toimintaa. Pyri luomaan työyhteisöstäsi paikka, jossa voitte keskustella luontevasti ja rakentavasti.

Ristiriidat voivat pohjautua myös syrjintään tai muuhun asiattomuuteen. Luo työyhteisöön ilmapiiri, jossa työntekijöidesi on helppo kertoa esimerkiksi työpaikkakiusaamisesta. Työnantajana sinun tulee puuttua syrjintään tai kiusaamiseen.

• Kannusta työntekijöitäsi kertomaan avoimesti, jos he kohtaavat syrjintää, kiusaamista tai väkivaltaa työpaikalla.
• Kun ratkot ristiriitatilanteita, kuuntele kaikkia osapuolia.
• Pyri löytämään tilanteeseen kaikkia tyydyttävä ratkaisu yhdessä työyhteisösi kanssa. 
• Selvitä, mistä ristiriita syntyi. Pohdi, millaisia muutoksia voit tehdä, jotta ongelma ei toistuisi.
• Luo työyhteisösi kanssa ristiriitatilanteisiin toimintamalli, jos sellaista ei jo ole.

Työturvallisuuskeskus tarjoaa kattavat oppaat työyhteisön ristiriitatilanteisiin. Niihin kannattaa tutustua, jotta tiedät, miten toimia vaikeissa tilanteissa.

Jokainen työyhteisö on monimuotoinen, joten kohtele henkilöstöäsi tasa-arvoisesti. Tee monimuotoisuudesta organisaatiosi voimavara ja kilpailutekijä. Kokemus tasapuolisesta ja oikeudenmukaisesta kohtelusta vaikuttaa työntekijöidesi motivaatioon ja työhyvinvointiin.

Muista yhdenvertaisuus kaikissa tilanteissa. Sinun tulee kohdella kaikkia tasa-arvoisesti, kun rekrytoit, perehdytät, jaat työtehtäviä, ylennät tai joudut irtisanomaan työntekijöitä. 

Varmista, että myös työntekijät kohtelevat toisiaan kunnioittavasti. Jos syntyy ristiriitatilanteita, puutu niihin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Keskustele yhdenvertaisuudesta ja mahdollisesta syrjinnästä työyhteisösi kanssa. Varmista, että tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaiset kielletyt syrjintäperusteet ovat koko työyhteisösi tiedossa. Kahdenkeskeisissä kehityskeskusteluissa sinulla on hyvä mahdollisuus selvittää, onko työyhteisössäsi tasa-arvoon liittyviä ongelmia.

Jos palveluksessasi on vähintään 30 työntekijää, sinun on laadittava vähintään joka toinen vuosi tasa-arvosuunnitelma henkilöstön nimeämien edustajien kanssa. Heillä on oltava aito mahdollisuus vaikuttaa suunnitelman sisältöön. Tasa-arvosuunnitelmassa tulee käsitellä muun muassa rekrytointia, palkkausta, suoritusarviointia, vaikutusmahdollisuuksia ja työhyvinvointia. Pelkkä suunnitelma ei riitä, vaan työnantajana sinun tulee huolehtia, että tasa-arvosuunnitelmassa esitetyt asiat tulevat osaksi työyhteisön käytäntöjä. Muista myös päivittää suunnitelmaa ja huolehdi, että työntekijäsi tutustuvat siihen.

Jos huomaat työntekijäsi työkyvyn heikentyneen tai hänen sairauspoissaolojensa määrä ylittää sairauspoissaolorajan (yli 90 päivää), vastuullasi on nostaa asia esille työntekijäsi kanssa. Myös työntekijäsi voi ottaa asian puheeksi, jos hän ei suoriudu nykyisistä työtehtävistään samalla tavalla kuin aiemmin.

Varhaisen tuen keskustelu, työterveysneuvottelu ja työkyvyn arviointi

Voit käydä työntekijäsi kanssa varhaisen tuen keskustelun, jossa pyritte löytämään ratkaisuja hänen työkykynsä tueksi. Keskustelua tilanteesta kannattaa jatkaa työterveysneuvottelussa yhdessä työterveyshuollon kanssa.

Työterveyslaitoksen Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön -oppimisohjelmassa on työntekijälle, esihenkilölle ja työterveyshuollolle suunnatut osiot, joista saatte tukea työterveysneuvottelujen käymiseen. Tutustu myös Työterveyslaitoksen Työterveysneuvotteluoppaan esihenkilölle suunnattuun osioon, jossa on ohjeita muun muassa työterveysneuvotteluun valmistautumista varten, tietoa toimeentulosta ja esimerkkejä työn muokkauksesta.

Voit ohjata työntekijäsi työterveysneuvottelun lisäksi työkyvyn arviointiin, jos työssä suoriutumisessa ilmenee vaikeuksia, joita ette saa korjattua työpaikan omin keinoin. Siinä arvioidaan hänen kykyään suoriutua nykyisistä tehtävistään, hänen toiminta- ja työkykynsä kehitystä sekä hänen mahdollisuuksiaan toimia työelämässä. Oman työterveyshuollon lääkäri on usein paras asiantuntija työkyvyn arviointiin, koska hänellä on tietoa työpaikan olosuhteista.

Suunnitelkaa mukautuksia

Sovi työntekijäsi kanssa tarvittavista työtehtävien muutoksista ja mukautuksista. Tehkää niistä myös kirjallinen sopimus. Sopikaa lisäksi, milloin tilannetta arvioidaan uudelleen yhdessä työntekijän ja työterveyshuollon kanssa.

Työaikajärjestelyt

Kun sovit työtekijäsi kanssa työaikajärjestelyistä, hän saa päivittäiseen työskentelyynsä joustavuutta.

Voit sopia työntekijöidesi kanssa liukuvasta työajasta, kunhan järjestely noudattaa työaikalakia ja alanne työehtosopimusta. Työn alkamis- ja päättymisajat ovat siis tietyissä rajoissa työntekijöidesi päätettävissä.

Työntekijäsi voivat tehdä työtä myös osa-aikaisesti. Mahdollisia vaihtoehtoja ovat muun muassa osa-aikaeläke, osatyökyvyttömyyseläke, harkinnanvarainen osa-aikatyö sekä perhevapaisiin kuuluva osittainen hoitovapaa.

Etätyö on työtä, jota työntekijäsi tekee joko kotona tai muussa sovitussa paikassa varsinaisen työpaikan ulkopuolella. Etätyö voi olla joko kokoaikaista tai osittaista siten, että työntekijä on esimerkiksi osan viikosta etätyössä ja osan normaalisti työpaikalla. Työntekijäsi voi tehdä etätyötä myös kertaluonteisesti erikseen sovitun ajan verran.

Työtehtävien muutokset

Kun työtehtäviä ja työprosesseja mukautetaan työntekijän työkyvyn mukaisiksi, hän jaksaa työskennellä paremmin eri elämänvaiheissa.

Voit järjestellä työntekijöidesi tehtäviä uudelleen työpaikan sisällä tai sopeuttaa heidän työaikojaan ja työnteon muotoja. Voitte tehdä työnjakoon joko määräaikaisia tai pysyviä muutoksia. Sopikaa muutoksista yhdessä koko työyhteisön kanssa.

Työtehtävien räätälöintiin voitte käyttää apuna esimerkiksi työanalyysia.

Työkierto taas tarkoittaa sitä, että työntekijäsi siirtyy määräajaksi toisiin toimintoihin tai yksiköihin työpaikalla, minkä jälkeen hän palaa takaisin entiseen työhönsä. Työkierron tavoitteena voi olla esimerkiksi työntekijän työhyvinvoinnin tai motivaation lisääminen.

Voit käyttää työn muotoiluun ja organisoimiseen Ratko-menetelmää. Sen avulla voitte järjestää työyhteisössänne tehtäviä uudelleen. Pilkotte kaikkien mukanaolijoiden työtehtävät osiin. Tehtävistä, jotka jäävät työntekijöidesi ydinosaamisen ulkopuolelle ja joita he ovat tottuneet tekemään oman ydintehtävänsä ohessa, luotte kokonaan uuden tehtäväkokonaisuuden. Tämän uuden työtehtävän voitte muotoilla sellaiseksi, joka vastaa esimerkiksi osatyökykyisen työntekijän työkykyä.

Ratko-menetelmää voit hyödyntää sekä uusien että nykyisten työntekijöidesi kohdalla. Voit saada menetelmän toteuttamiseen myös asiantuntija-apua.

Työympäristön muutokset ja saavutettavuus

Saavutettava työympäristö on kaikille työntekijöillesi sopiva, yhdenvertainen ja helposti lähestyttävä.

Jos työntekijäsi toimintakyky on heikentynyt vamman tai sairauden takia, hän voi saada tukea esimerkiksi apuvälineistä. Apuvälineen käyttöönotto on yksilöllinen osa kuntoutus- tai hoitoprosessia. Työntekijäsi saa perusterveydenhuollosta tavallisimpia liikkumista sekä päivittäis- ja aistitoimintoja tukevia apuvälineitä. Apuvälineiden järjestämiseen osallistuu kuitenkin useita eri toimijoita, joista jokainen on vastuussa eri osa-alueista.

Jos työntekijäsi ei vamman tai sairauden takia selviä tietyissä toimissa, hän voi tarvita henkilökohtaista apua. Avun järjestäminen on kunnan vastuulla, mutta siinä huomioidaan myös työntekijän oma mielipide, toivomukset, elämäntilanne ja yksilöllinen avun tarve.

Jos työntekijäsi tarvitsee kuulo-, kuulonäkö- tai puhevamman vuoksi tulkkausta, hän asuu Suomessa ja hänellä on käytössään jokin kommunikointikeino, hän voi käyttää Kelan vammaisten henkilöiden tulkkauspalvelua.

Työnantajana sinun on kehitettävä työoloja ja toimintatapoja yhdenvertaisuuden edistämiseksi. Jos palveluksessasi on säännöllisesti vähintään 30 henkilöä, sinulla on oltava suunnitelma tarvittavista toimenpiteistä yhdenvertaisuuden edistämiseksi. Sinun on käsiteltävä edistämistoimia ja niiden vaikuttavuutta henkilöstön tai heidän edustajiensa kanssa.

Jos uudella tai nykyisellä työntekijälläsi on vamma tai sairaus, jonka vuoksi työtehtävissä selviytyminen edellyttää esimerkiksi työvälineiden hankkimista tai työpaikalla tehtäviä muutoksia, voit hakea TE-toimistosta tai kuntakokeilusta työolosuhteiden järjestelytukea.

Yksi tapa, jolla voit työnantajana kertoa henkilöstölle, että heidän työpanoksensa on tärkeä, on muistaa heitä erilaisina merkkipäivinä. Esimerkiksi syntymäpäivä, joulu tai pyöreiden palvelusvuosien täyttyminen voivat olla hyviä hetkiä muistaa työntekijää lahjalla.

Tarjoa lahjoja tai etuja tasapuolisesti kaikille työntekijöille riippumatta heidän asemastaan tai työtuloksestaan. Lahja voi olla esimerkiksi esine, pääsylippu, palvelu tai yksilöity lahjakortti.

Muista selvittää, miten lahjat ja henkilökuntaedut tulee huomioida verotuksessa.

Sovi vuorotteluvapaasta yhdessä työntekijäsi kanssa. Sinun tulee palkata vapaalle jäävän työntekijän tilalle työtön työnhakija, mutta työtehtävien ei tarvitse olla samoja. Vuorotteluvapaalle jäävä voi käyttää vapaan haluamallaan tavalla. Työntekijän on syytä hyvissä ajoin ennen vuorottelusopimuksen tekemistä selvittää työttömyyskassan tai Kelan kanssa, riittääkö hänen työhistoriansa vuorotteluvapaalle jäämiseen.

Vuorotteluvapaa hyödyttää sekä sinua työnanatajana, työntekijääsi että sijaiseksi tulevaa työtöntä työnhakijaa, sillä

• vuorotteluvapaalle jäävän työntekijän jaksaminen paranee,
• työtön työnhakija saa mahdollisuuden kerryttää työkokemusta määräaikaisesta työstä ja
• työnantajana voit saada uutta osaamista työyhteisöön.

Vuorotteluvapaalle jäävän työntekijän yläikäraja on hänen vanhuuseläkkeensä alaikäraja vähennettynä kolmella vuodella. Yläikäraja ei kuitenkaan koske ennen vuotta 1957 syntyneitä. 

Vuorotteluvapaa kestää vähintään 100 ja enintään 180 kalenteripäivää.

Vuorotteluvapaalle lähtevällä pitää olla työhistoriaa vähintään 20 vuotta ja hänen tulee olla ollut saman työnantajan palveluksessa yhtäjaksoisesti vähintään 13 kuukautta. Tähän ajanjaksoon voi sisältyä enintään 30 päivän palkaton poissaolojakso.. Työhistorian selvittää vuorottelukorvauksen maksaja, eli työttömyyskassa tai Kela.

Vuorotteluvapaan sijaiseksi tulee palkata TE-palveluissa työttömänä työnhakijana oleva henkilö. Sijaiseksi voidaan palkata henkilö, joka

• on ollut työttömänä työnhakijana TE-palveluissa vähintään 90 kalenteripäivää sijaisuutta edeltäneiden 14 kuukauden aikana tai
• on alle 30-vuotias, jonka ammatti- tai korkeakoulututkinnosta on kulunut alle vuosi tai
• on vuorotteluvapaasijaisuuden alkaessa alle 25-vuotias tai yli 55-vuotias.

Vaikka olisit panostanut rekrytointiin paljon, voi valinta joskus epäonnistua. Epäonnistuneen rekrytoinnin taustalla on usein puolin ja toisin syntyneitä vääriä käsityksiä ja syyt voivat johtua niin työnantajasta kuin työntekijästäkin. Irtisanomiselle on olemassa vaihtoehtoja. Voit koittaa kehittää työntekijän osaamista organisaatioon tarpeiden mukaiseksi tai muotoilla työtehtäviä uudelleen. Joskus työsuhteen päättäminen on selkein ratkaisu tilanteeseen.