TE-asiakaspalvelukeskuksen tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste 25.11.2020, päivitetty asiakkaan vahvan tunnistuksen tiedoilla 5.7.2022. Tiedon säilytysaikaa koskeva tieto on päivitetty 31.3.2023. 

Tämän selosteen tarkoituksena on informoida henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuojaasetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Selostetta päivitetään tarvittaessa.

1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Etelä-Savon Elinkeino- liikenne- ja ympäristökeskus (ELY-keskus)
TE-asiakaspalvelukeskus
Pl 164, 50101 Mikkeli
Käyntiosoite: Jääkärinkatu 14, 50100 Mikkeli
Puh. 0295 024 000, kirjaamo.etela-savo@ely-keskus.fi

2. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

3. Rekisterien nimet

TE-asiakaspalvelukeskuksen (TE-puhelinpalvelut, Yritys-Suomi-puhelinpalvelu ja Talousapu-neuvontapalvelu) asiakaspalvelujärjestelmien

• puhelut
• chat-keskustelut 
• sähköpostit
• sähköiset yhteydenottopyynnöt
• ohjaustaverkossa.fi-palvelun ohjaustila- ja yhteydenottopyyntörekisterit

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 6 

Tietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon, joita säädellään seuraavissa laeissa:

• Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta, 916/2012
• Työttömyysturvalaki, 1290/2002
• Vuorotteluvapaalaki, 1305/2002
• Laki kotoutumisen edistämisestä, 1386/2010
• Laki kuntouttavasta työtoiminnasta, 189/2001
• Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta, 1369/2014
• EU-asetus digitaalisesta palveluväylästä, EU 2018/1724

Tietoja käytetään varmentamaan palvelutapahtumaa reklamaatiotilanteissa, toiminnan kehittämiseen sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen palvelun laadun kehittämiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallentuu asiakkaan itsensä ilmoittamat ja asiakaspalvelutilanteessa syntyvät tiedot, joita ovat esimerkiksi:

Henkilön yksilöintitiedot:

• Nimi ja henkilötunnus
• Osoitetiedot ja puhelinnumero sekä sähköpostiosoite
• Työllisyys- ja työhistoriatiedot ja työttömyysturvatiedot
• Neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet henkilökohtaiset tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina

Yritystiedot:

• Nimi ja Y-tunnus
• Osoitetiedot ja sähköpostitiedot sekä puhelinnumero
• Kontaktien aiheet
• Neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet yritystoimintaan liittyvät tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina.

6. Tiedon säilytysaika

Puhelutallenteita säilytetään kuusi (6) kuukautta. Laadun kehittämishankkeissa ja reklamaatiotilanteissa voidaan yksittäisiä tallenteita säilyttää pidempään, kuitenkin enintään 12 kuukautta. Jonotuksen aikana tehdyn suomi.fi-tunnistuksen tietoja tai takaisinsoittopyynnön yhteydessä jätettyä ääniviestiä ei säilytetä järjestelmässä. Suomi.fi-tunnistetieto näytetään asiantuntijalle ainoastaan kontaktin ajan.

Chat-palvelun keskusteluissa ei ole asiakkaan tunnistetietoja ja keskusteluja säilytetään 180 päivää. Asiakas voi keskustelun aikana itse omalla valinnallaan tilata keskusteluhistorian omaan sähköpostiinsa. Sähköpostit ja sähköiset yhteydenottopyynnöt säilytetään 180 päivää. Käyty keskustelu tallentuu asiakkaan omaan sähköpostiin. 

Yritys-Suomi-puhelinpalvelussa  sähköisissä palvelupyynnöissä kerättyjä tietoja (asiakkaan tilanne kansalainen/yritys/muu, asiakkaan sijaintimaa, kontaktin aihe) säilytetään EU-komission tietovarastossa korkeintaan kolmen vuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan itsensä antamat ja keskustelun aikana syntyvät tiedot sekä  TE-hallinnon asiakastietojärjestelmä sekä kauppa-, säätiö  ja yhdistysrekisteri. Asiakkaan tunnistamisen tiedot saadaan Digi- ja väestötietovirastolta suomi.fi -tunnistuspalvelun kautta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

TE-asiakaspalvelukeskus luovuttaa asiakkaiden tietoja muille viranomaisille vain silloin, kun luovuttamisesta säädetään laissa.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 32

TE-asiakaspalvelukeskuksessa tietoturva ja henkilötietojen suojaus huomioidaan suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä. TE-asiakaspalvelukeskus käsittele henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Kaikki TE-asiakaspalvelukeskuksen henkilötietojen käsittelijät antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterintietoja käyttävät vain näitä tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Tallennusjärjestelmän palveluntarjoajalla on salassapitovelvollisuus.

11. Tarkastusoikeus ja tietojen pyytäminen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 15

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee allekirjoittaa. Tarkastuspyynnössä tulee yksilöidä tarkastusta koskevan kontaktin ajankohta sekä yhteystiedot, mistä on yhteyttä ottanut. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa TE-asiakaspalvelukeskukselle ja se tulee lähettää postitse tai sähköpostilla Etelä-Savon ELY-keskuksen kirjaamoon (yhteystiedot kohdassa 1.). Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan turvaamiseksi.

Lue lisää omien tietojen tarkastamisesta (tietosuoja.fi)

Puhelutallenteen kuuntelu tapahtuu erikseen sovittavassa TE-toimiston tai ELY-keskuksen toimipaikassa. Asiakkaan tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä

12. Tiedon korjaamisoikeus ja oikeus tietojen poistamiseen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 16 ja 17

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen henkilötiedon oikaisua ja poistamista.

Oikaisupyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee allekirjoittaa. Kirjallisessa pyynnössä tulee yksilöidä mitä henkilörekisteriä oikaisupyyntö koskee. Pyyntö osoitetaan TE-asiakaspalvelukeskukselle ja se tulee lähettää postitse tai sähköpostilla Etelä-Savon ELY-keskuksen kirjaamoon (yhteystiedot kohdassa 1). Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan
turvaamiseksi.

Lue lisää oikaisupyynnön tekemisestä (tietosuoja.fi)

Oikeus tietojen poistamiseen ei koske niitä henkilötietoja, joita TE-palvelut tarvitsevat lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. 

Mahdollisesta tiedon korjaamisesta/poistamisesta kieltäytymisestä annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi epäämisen syyt.

13. Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 77

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.