Työmarkkinatorin tietosuojaseloste

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679

• Laatimispäivä 16.5.2018
• Päivitetty 27.8.2019 - muokattu vastaamaan uutta palvelukokonaisuutta
• Päivitetty 12.12.2019 - lisätty kohtaan 5. "Analytiikka ja palautejärjestelmä" ja täydennetty kohtia 7 ja 11-13
• Päivitetty 27.11.2020 - lisätty tieto evästeiden hyväksymisbannerista ja lisätietosivusta (kohta 15)
• Päivitetty 19.11.2021 - lisätty kohtaan 5 tiedot EURES-profiilista
• Päivitetty 28.4.2022 - lisätty kohtaan 10 automaattinen poisto vuoden jälkeen
• Päivitetty 14.11.2022 - lisätty kohtaan 5 tieto chatbotista
• Päivitetty 23.1.2023 - lisätty kohtaan 5 tieto työpaikkavahdista
• Päivitetty 17.4.2023 - lisätty kohtaan 5.1 päivitetty tieto palautejärjestelmästä
• Päivitetty 22.6.2023 - lisätty kohtaan 5 tieto asuinmaasta
• Päivitetty 11.10.2023 - täydennetty kohta 4 vastaamaan lainsäädäntöä, päivitetty kohtia 7 ja 8 sekä yhdistetty kohdat 8 ja 9, joten myöhempien kohtien otsikoiden järjestysluvut pienentyneet yhdellä

1. Rekisterinpitäjä

KEHA-keskus
PL 1000, 50101 Mikkeli
0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi

2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa:
PL 1000, 50101 Mikkeli
tyomarkkinatori.keha@ely-keskus.fi

3. Rekisterin nimi

Työmarkkinatori-palvelu (jäljempänä Palvelu)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietojärjestelmän rekisteritietoja käytetään työllistymisen ja työmarkkinoiden toimivuuden edistämiseen ja tilastointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu työnhakuprofiilien osalta rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen. Muiden tietojen osalta käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite tai yleinen etu: käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi. Tietoja voidaan lisäksi käsitellä näiden tarkoitusten kanssa yhteensopiviin yleisen edun mukaisiin arkistointi-, tutkimus ja tilastointitarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Tämä tietosuojaseloste koskee vain Työmarkkinatorin verkkopalvelun Oma työpolku -osion toimintoja ja tietoja. Julkisten työvoima- ja yrityspalveluiden asiointiin, eli Työmarkkinatorin Asiointi -osion toimintoihin, liittyvästä henkilötietojen käsittelystä löydät lisätietoa asioinnin tietosuojaselosteesta.

Palvelussa henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjien suostumukseen.

Tunnistautuneesta henkilöasiakkaasta talletetaan seuraavat tiedot:

• henkilön yksilöintitiedot: henkilötunnus, nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot
• tapahtumatietojen aikaleima
• asuinmaa-tieto

Tunnistautuneesta työnantaja-asiakkaasta tai työnantaja-asiakkaan edustajasta tallennetaan seuraavat tiedot:

• henkilön yksilöintitiedot: henkilötunnus, nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• työpaikkailmoitukseen työnantaja-asiakkaan itse kirjaamat tiedot
• organisaation perustiedot ja muokattavat markkinointitiedot

Molemmissa tapauksissa sisäänkirjautumisen ajaksi tallennetaan:

• valtuutustiedot

Lisäksi EURES-portaalissa profiilinsa julkaisevilta käyttäjiltä tallennetaan seuraavat tiedot:

• sukupuoli
• asuinmaa
• työskentelykielet
• kansalaisuus

Työpaikkailmoitukset tietosisältöineen siirretään palveluun työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmästä.

Palvelun käyttäjä vastaa itse antamiensa tietojen oikeellisuudesta.

5.1 Analytiikka ja palautejärjestelmä

Työmarkkinatori -palvelussa käytetään tilastotietojen keräämisessä Matomo -analytiikkatyökalua. Tällaista tietoa on esimerkiksi

• kuinka paljon palveluissa on kävijöitä
• millä päätelaitteilla palvelua on käytetty
• mistä verkko-osoitteesta kävijät ovat vierailleet palveluissa
• yksittäiset sivut, joilla kävijät ovat vierailleet.

Analytiikkatyökalun keräämät tiedot eivät koskaan sisällä henkilön nimeä, henkilötunnusta tai muuta vastaavaa yksilöivää tietoa. KEHA-keskus ei pyri tunnistamaan yksittäistä sivustolla kävijää tämän tiedon perusteella. Mikäli käyttäjä on määritellyt verkkoselaimessa ”Do Not Track” -asetuksen, analytiikkatyökalu ei kerää eikä seuraa selaustietoja.

Jos antaa palautetta palvelusta, tallennetaan käyttäjän itsensä ilmoittamat yhteystiedot – yleensä sähköpostiosoite. Palautteita käytetään palvelun kehittämiseen, ja vapaaehtoisesti jätettäviä yhteystietoja palautteisiin vastaamiseen. Palautteet ja yhteystiedot poistetaan käytössä olevasta palautejärjestelmästä 12 kuukauden välein.

5.2 Chatbot Tarmo

Työmarkkinatorilla toimivan chatbotin keskusteluhistoriaan tallennetaan asiakkaan kirjoittamat hakusanat ja -lauseet. Keskusteluihin ei tallennu henkilötietoja, sillä sovellus anonymisoi keskustelut automaattisesti. Keskusteluja säilytetään järjestelmässä 180 vuorokautta. 

5.3 Työpaikkavahti

Työpaikkavahti on toiminnallisuus, jonka avulla käyttäjä voi tilata sähköpostiinsa ilmoitukset uusista, haluamiaan hakuehtoja vastaavista avoimista työpaikoista. Toiminnallisuuden käyttö ei vaadi kirjautumista. Työpaikkavahtia varten käyttäjiltä kerätään

• käyttäjän sähköpostiosoite,
• tieto toiminnallisuuden tilauksen vahvistamisesta ja käyttöehtojen hyväksymisestä sekä
• työpaikkahaun tiedot.

Työpaikkavahti on voimassa kerrallaan enintään 3 kuukautta, jonka jälkeen sähköpostiosoitteet poistetaan Palvelun tietokannasta. Käyttäjä voi perua tilauksen myös sen voimassaolon aikana, jolloin edellä mainitut tallennetut tiedot poistetaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Palvelussa rekisteriin talletettavat tiedot perustuvat henkilöasiakkaiden osalta väestötietojärjestelmästä tuleviin tietoihin ja hänen itse antamiin tietoihin.

Työnantaja-asiakkaan tiedot saadaan yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä ja osin työnantajan tai työnantajan edustajan itse antamista tiedoista.

Rekisterin tietolähteitä ovat Palveluun liitetyt tietovarannot ja palvelut:

• Suomi.fi-tunnistus (väestötietojärjestelmä, rekisteröidyn suostumuksella)
• Suomi.fi-valtuudet (yritys- ja yhteisötietojärjestelmä)
• Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmä
• käyttäjä itse

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Palvelussa olevia henkilötietoja tai muita tietoja ei luovuteta viranomaiselle tai muulle taholle ilman Palvelua käyttävän tai hänen valtuuttamansa tahon suostumusta tai lainsäädännössä määriteltyä oikeutta saada tietoa.

Palveluun kirjattuja tietoja voidaan kuitenkin hyödyntää ilman Palvelun käyttäjän erillistä suostumusta tieteellisissä tutkimuksissa, tilastoinnissa tai viranomaisen muussa selvitystyössä. KEHA-keskus myöntää erikseen luvan tietojen luovuttamiseen näitä tarkoituksia varten. Edellä mainituissa yhteyksissä käsittely ja tiedon julkaisu toteutetaan aina niin, ettei yksittäisiä käyttäjiä voida tunnistaa tai yksilöidä tilastoinneista tai tutkimusten tuloksista.

8. Tietojen siirto ja rekisterin suojausperiaatteet

Tiedot sijaitsevat EU/ETA-alueella pilvipalvelimella, joka on suojattu fyysisesti ja teknisesti, esimerkiksi salaamalla tietokannat sekä tietoliikenne. Rajoitamme pääsyn henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin ja tietokantoihin ainoastaan nimetyille henkilöille, joilla on välttämätön työhön liittyvä tarve ja oikeus käsitellä kyseessä olevia henkilötietoja.

Palvelussa käytetään suojattuja yhteyksiä ja käyttäjien henkilöllisyys on identifioitu (vahvasti tunnistettu käyttäjä).

9. Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vuoden ajan käyttäjän viimeisestä kirjautumisesta tai kunnes käyttäjä poistaa tilin tai pyytää tilin poistoa rekisterinpitäjältä. Tämä säilytysaika ei koske julkisten työvoima- ja yrityspalveluiden asioinnissa, eli Työmarkkinatorin Asiointi-osiossa, noudatettavia henkilötietojen säilytysaikoja, joista voit lukea lisää asioinnin tietosuojaselosteesta.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Tiedot voi tarkastaa itse Omat sivut -osion kohdasta "Omat tiedot" (välilehti Tilin hallinta"). Ensisijaisesti tietojen tarkastus on suositeltavaa suorittaa itse, mutta on myös mahdollista toimittaa tarkastuspyyntö sähköpostitse osoitteeseen: tyomarkkinatori.keha@ely-keskus.fi

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Jos tiedon korjaaminen ei onnistu omatoimisesti, pyyntö korjata virheellinen tieto tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen: tyomarkkinatori.keha(at)ely-keskus.fi.

12. Oikeus vaatia tietojen poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus poistaa rekisterissä olevat tietonsa tai vaatia rekisterissä olevien tietojensa poistamista. Ensisijaisesti tietojen poisto tehdään omatoimisesti Omat sivut -osion kohdasta "Omat tiedot" (välilehti Tilin hallinta"). Tällöin tiedot poistuvat palvelusta välittömästi. Käyttäjä voi myös välittää pyynnön poistaa tiedot sähköpostitse osoitteeseen: tyomarkkinatori.keha(at)ely-keskus.fi. Tällöin tiedot poistetaan 30 päivän kuluessa pyynnöstä. Poistosta ei toimiteta erillistä vahvistusta.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

14. Evästeiden käyttö

Palvelussa käytetään evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa palvelun tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käyttö mahdollistaa sen, että palvelun käyttäjille voidaan tarjota yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Mikäli palvelun käyttäjä ei halua sallia evästeiden käyttöä, voidaan tämä estää Internet-selaimen asetuksista. On syytä huomioida, että evästeet voivat olla tarpeellisia palvelun joidenkin osien toimimiselle.

15. Lokitiedostot

Palvelun käytöstä kootaan lokitiedostoja, joihin kirjataan tietoturvaan sekä palvelun toimintaan liittyviä tapahtumarivejä. Lokitiedostoon tallennetut tiedot eivät sisällä käyttäjän tallentamaa tietoa, käyttäjätiedoista tallennetaan ainoastaan koneellinen tunnus ja IP-osoite. Lokitiedoston tietoja käytetään ainoastaan Palvelun mahdollisten toimintavirheiden sekä tietoturvauhkien ja -loukkausten selvittämiseen. Pääsy lokitiedostoihin on sallittu vain niille henkilöille, jotka osallistuvat edellä kuvattujen ongelmien selvittämiseen.

16. Henkilötietojen käsittelyä koskeva ilmoitus ja valitus

Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.