KEHA/73792/2024 - 14.10.2024

1. Beslut

Detta beslut är ett beslut enligt 28 d § i informationshanteringslagen om att UF-centret tar i bruk ett automatiskt beslutsfattande för arbetskraftspolitiska utlåtanden.

Det beslutsförfarande som avses i beslutet om införande används för att ge de enskilda kunderna arbetskraftspolitiska utlåtanden i samband med att jobbsökningen inleds och jobbsökningen avslutas när villkoren för behandling av ett automatiskt beslutsförfarande uppfylls.

2. Motivering

2.1 Introduktion

Det automatiska beslutsfattandet inom utkomstskyddet för arbetslösa baserar sig på förvaltningslagen (434/2003), lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002) och lagen om ändring av lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1300/2023). I lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, nedan informationshanteringslagen) finns dessutom bestämmelser om tjänsteansvar och förutsättningar för införande av automatiskt avgörande. Genom dessa bestämmelser säkerställer man att kraven på god förvaltning uppfylls, att tjänsteansvaret fördelas rätt, att beslutsfattandet är transparent och att det automatiska beslutsfattandet kontrolleras tillräckligt.

När automatiserade beslut gäller fysiska personer ska förfarandet också uppfylla kraven i dataskyddslagstiftningen.

Utlåtandena som ges i beslutsförfarandet för utkomstskyddet för arbetslösa är av den arten att de enligt förvaltningslagen och den speciallag som gäller ärendet kan avgöras automatiskt. I beslutsförfarandet iakttas de krav som finns i förvaltningslagen och informationshanteringslagen samt i lagen om utkomstskydd för arbetslösa och i ärenden som gäller fysiska personer även i dataskyddslagstiftningen. Det automatiserade beslutsfattningen har också dokumenterats och testats noggrant och de ansvariga personer som behövs har utsetts. UF-centret har implementerat ett automatiskt beslutsfattning och de beslut som genereras automatiskt görs i enlighet med bestämmelser och krav.

I förfarandet fullgörs de skyldigheter som föreskrivits för UF-centret och arbetskraftsmyndigheterna bland annat i fråga om förvaltningens rättsprinciper, anhängiggörande av ett ärende, utredning av ett ärende och hörande av en part, avgörande av ett ärende och motivering av ett förvaltningsbeslut samt delgivning. Även andra principer för korrekt behandling och god förvaltning förverkligas.

2.2 Förutsättningarna enligt förvaltningslagen

Bestämmelser om förutsättningarna för automatiskt beslutsfattande finns i kapitel 8 b i förvaltningslagen, det vill säga kapitlet Automatiskt avgörande av ärenden. Kapitlet innehåller bestämmelser om förutsättningarna för automatiskt avgörande, om förutsättningarna för rättsskydd samt om myndighetens skyldighet att underrätta en part om att ett ärende avgörs automatiskt. Regleringen ger myndigheten behörighet att fatta beslut automatiskt under de förutsättningar som anges i kapitlet.

Enligt 53 e § i förvaltningslagen är det fråga om ett automatiskt avgörande, om det avgörande som avslutar behandlingen av ett ärende fattas genom automatisk databehandling utan att avgörandet granskas och godkänns av en fysisk person. Myndigheten kan enligt 53 e § i förvaltningslagen automatiskt avgöra ett ärende som inte innehåller omständigheter som kräver prövning från fall till fall. Ett ärende kan också avgöras automatiskt om tjänstemannen eller någon annan som handlägger ärendet har bedömt de omständigheter som ingår i ärendet och som kräver prövning från fall till fall. Det automatiska avgörandet ska grunda sig på de behandlingsregler som myndigheten har utarbetat på basis av tillämplig lag och på förhand.

Enligt motiveringen till 53 e § i förvaltningslagen (regeringens proposition 145/2022 s. 98) är de ärenden som ska avgöras automatiskt för det första de ärenden vars avgörande kan härledas tillräckligt entydigt direkt ur lagstiftningen och de faktiska omständigheterna i fallet. För det andra kan man automatiskt avgöra ärenden där den lagstiftning som ligger till grund för besluten innehåller en hel del tolkningsutrymme, men myndigheten har i den aktuella ärendegruppen en etablerad avgörandepraxis, enligt vilken ärenden enligt vissa drag (typfall) alltid avgörs på samma sätt.

Vid UF-centret och arbetskraftsmyndigheterna grundar sig allt förfarande på lagstiftning och även det automatiska beslutsfattandet är norm- och regelbaserat. Med lagstiftning avses reglering i stor skala, det vill säga från EU-rätt till normer på lägre nivå och rättspraxis. Utvecklings- och förvaltningscentret har på förhand övervägt vilka av de ärenden som omfattas av detta beslut om införande som kan avgöras automatiskt så att slutresultatet blir en lagenlig lösning. Ärenden som avgörs automatiskt är delvis sådana där avgörandet entydigt kan härledas ur lagstiftningen och fakta i det aktuella fallet. Delvis är ärendena sådana där UF-centret och arbetskraftsmyndigheterna har en etablerad beslutspraxis, enligt vilken ärendena alltid avgörs på samma sätt.

Den automatiska beslutsfattingen är baserad på i förväg utarbetade regler för hantering. Med behandlingsregler avses enligt regeringens proposition (145/2022 s. 106) regler som på förhand utarbetats av en fysisk person för att styra behandlingen och avgörandet av ett förvaltningsärende vid automatisk databehandling, till exempel vilka variabler som påverkar hur verksamhetsprocessen framskrider samt hur och på vilka grunder eventuella interimistiska åtgärder vidtas vid behandlingen av ärendet, i vilket skede en fysisk person deltar i verksamhetsprocessen och hur avgörandet av ärendet formas i verksamhetsprocessen. Till behandlingsreglerna hör också regler utifrån vilka ett ärende tas in i eller överförs från en automatiserad verksamhetsprocess för att behandlas av en fysisk person.

Handläggningsregler är också selektionsvillkor, utifrån vilka ett ärende behandlas automatiskt eller väljs till behandling så att tjänstemannen bedömer och avgör de delar som kräver prövning från fall till fall. Vid utarbetandet av behandlingsreglerna har hänsyn tagits till de bestämmelser enligt vilka utvecklings- och förvaltningscentret och arbetskraftsmyndigheten ska pröva de erhållna uppgifterna och utredningarna på ett sätt som är motiverat med hänsyn till ärendets art och omfattning, ett enhetligt bemötande av de arbetssökande och tillsynsbehoven. Om den arbetssökande ges tillfälle att bli hörd innan ärendet avgörs och lägger fram en fritt formulerad utredning i ärendet, hänvisas utredningen till tjänstemannen för behandling.

Urvalsvillkoren är enhetliga och baserar sig på en fortlöpande riskanalys som görs av utvecklings- och förvaltningscentret. I vissa urval identifieras dessutom inkonsekvenser i rapporteringen. Urvalsvillkoren kan bland annat vara konflikter mellan de anmälda uppgifterna och andra uppgifter som är tillgängliga för UF-centret och arbetskraftsmyndigheten.

UF-centret använder sig inte av en sådan logik för att fatta beslut som i stället för regler skulle bygga på till exempel sannolikhetstänkande (s.k. lärda AI-tekniker). Ett beslut som fattas vid automatisering baserar sig således alltid på regler som fastställts i lag eller som härletts ur lag och som är förenliga med UF-centrets och arbetskraftsmyndighetens vedertagna avgörandepraxis och som kan programmeras i UF-centrets datasystem som behandlingsregler.

I 53 f § i förvaltningslagen finns bestämmelser om rättsskyddsförutsättningen. Det är ytterligare en förutsättning för att ett ärende som gäller fysiska personer ska kunna avgöras automatiskt. Enligt rättsskyddsförutsättningen kan ett avgörande som riktar sig mot en fysisk person fattas automatiskt endast om den som är föremål för avgörandet till alla delar kan yrka på omprövning av avgörandet genom en begäran om omprövning som behandlas av den myndighet som fattat beslutet eller av en myndighet som tillhör samma personuppgiftsansvariga som den. Detta förutsätts dock inte om man genom ett automatiskt avgörande godkänner en parts yrkande som inte gäller den andra parten.

En fysisk person kan inte begära omprövning av ett arbetskraftspolitiskt utlåtande, utan kan begära omprövning av utlåtandet hos arbetskraftsmyndigheten eller överklaga ett överklagbart beslut som Folkpensionsanstalten och arbetslöshetskassan (senare utbetalare av arbetslöshetsförmån) fattat på basis av det arbetskraftspolitiska utlåtandet.

Enligt 12 kap 1 § i lagen om utkomstskydd för arbetslösa kan en arbetssökande begära omprövning av ett överklagbart beslut som rättsskyddsförutsättningen förutsätter och som han eller hon har begärt omprövning av beslutet om utbetalning av arbetslöshetsförmån. Rättelseyrkandet behandlas av besvärsnämnden för utkomstskyddsärenden och för den som är missnöjd med ett beslut av besvärsnämnden för utkomstskyddsärenden av försäkringsdomstolen.

Om automatiskt beslutsfattande har använts i förvaltningsbeslutet, ska det enligt 53 g § i förvaltningslagen framgå i beslutet att ärendet har avgjorts automatiskt samt uppgift om var ett beslut om ibruktagning enligt 28 d § i informationshanteringslagen finns tillgängligt. Om det inte meddelas något förvaltningsbeslut med stöd av någon annan lag i ärendet, ska uppgifterna lämnas till parten på något annat sätt senast när behandlingen av ärendet upphör.

I det automatiska avgörande som fattas med stöd av detta beslut om införande antecknas uppgift om att ärendet har avgjorts automatiskt på det sätt som avses i 53 e § i förvaltningslagen. I beslutet anges den adress från vilken detta beslut om införande är tillgängligt. Beslutet finns i det allmänna datanätet, på Jobbmarknadens webbplats.

2.3 Förutsättningarna enligt informationshanteringslagen

Kapitel 6 a i informationshanteringslagen innehåller bestämmelser som främjar principerna för god förvaltning. Bestämmelserna gäller bland annat dokumentation av den automatiserade verksamhetsprocessen, kvalitetssäkring, kvalitetskontroll och införande av förfarandet. Kapitlet innehåller också bestämmelser om hur tjänsteansvar vid automatiskt beslutsfattande ska fördelas. Dessutom finns bestämmelser om hur man ska säkerställa att de uppgifter som används vid avgörandeförfarandet är aktuella och korrekta samt om skyldigheten att informera om det automatiska avgörandeförfarandet.

Utvecklings- och förvaltningscentret har på det sätt som förutsätts i 28 a § i informationshanteringslagen i varaktig form antecknat vilket ansvar som hänför sig till det automatiska avgörandeförfarandet enligt detta beslut och vilka omständigheter som ligger bakom förfarandet. Vid utarbetandet av behandlingsreglerna har utvecklings- och förvaltningscentret säkerställt att det automatiska beslutsfattandet är lagenligt och uppfyller kraven i både den materiella lagstiftningen och procedurlagstiftningen. I samband med att behandlingsreglerna utarbetades och dokumenterades har det redogjorts för hur icke-diskriminering säkerställs vid automatiserat avgörande. Av behandlingsreglerna framgår också hur ärendet utreds tillräckligt och hur avgörandet motiveras eller varför det kan lämnas omotiverat. I behandlingsreglerna har utvecklings- och förvaltningscentret dessutom beaktat att om avgörandet av ett ärende förutsätter prövning från fall till fall, ska behandlingen av ärendet till denna del överföras till en tjänsteman. Utvecklings- och förvaltningscentret har försäkrat sig om att det under minst fem år efter att ärendet avgjorts kan påvisas med vilka behandlingsregler ett enskilt ärende har avgjorts automatiskt och i vilka skeden tjänstemannen har deltagit i behandlingen av ärendet.

Efter att behandlingsreglerna dokumenterats har utvecklings- och förvaltningscentret i enlighet med 28 b och c § i informationshanteringslagen försäkrat sig om att det automatiserade beslutsförfarande som genomförts överensstämmer med dokumentationen och att dess kvalitet övervakas planmässigt. Utvecklings- och förvaltningscentret har också bland annat med hjälp av språkvård säkerställt att god språkanvändning förverkligas i handlingar som ges till arbetssökande och andra berörda parter även då handlingarna upprättas automatiskt.

Utvecklings- och förvaltningscentret säkerställer också genom testning att det automatiska beslutsfattandet uppfyller kraven. För testning och kvalitetskontroll har man utarbetat nödvändiga planer för kvalitetssäkring och kvalitetskontroll. I dem beskrivs hur kvaliteten på det automatiska beslutsfattandet och felfriheten i de automatiska besluten följs upp och hur korrigerande åtgärder vidtas om ett fel upptäcks. Ansvariga för att säkerställa kvaliteten på det automatiska beslutsfattandet samt för kvalitetskontroll och hantering av felsituationer har utsetts.

2.4 Dataskyddslagstiftning

Automatiskt beslutsfattande i fysiska personers ärenden ska också uppfylla förutsättningarna enligt den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679).

Dataskyddsförordningen förutsätter nationell lagstiftning om automatiserade enskilda beslut. Den rättsliga grunden för denna lagstiftning finns i 8 b kap. i förvaltningslagen och 6 a kap. i informationshanteringslagen. Genom lagstiftning har man fastställt de skyddsåtgärder som ska iakttas vid automatiskt beslutsfattande. Utlåtanden om arbetslöshetsskydd för personkunder och situationer med automatiserat beslutsfattande baserar sig på lag samt uppfyller förutsättningarna enligt artikel 22 i den allmänna dataskyddsförordningen.

Rätt att kräva att en person deltar i behandlingen av uppgifter

Enligt den allmänna dataskyddsförordningen omfattar skyddsåtgärderna för ett automatiskt beslut bland annat att den registrerade (fysisk person) har rätt att kräva att en person deltar i behandlingen av uppgifterna. Denna skyddsåtgärd har genomförts med stöd av rättsskyddsförutsättningen i 53 f § i förvaltningslagen, det vill säga så att den registrerade kan begära omprövning av ett beslut som fattats automatiskt (se närmare i kapitel 2.2 Förutsättningarna enligt förvaltningslagen).

Den registrerade kan inte direkt begära omprövning av ett arbetskraftspolitiskt utlåtande, utan kan begära ett utlåtande av arbetskraftsmyndigheten för ny behandling eller överklaga ett överklagbart beslut som den som betalar ut arbetslöshetsförmånen fattat på basis av ett arbetskraftspolitiskt utlåtande. Först i fråga om ett avgörande som den registrerade fått på detta sätt kan han eller hon begära ett överklagbart beslut till den del hans eller hennes yrkande inte har godkänts. Omprövning av detta överklagbara beslut kan begäras.

Information till den registrerade om det automatiska avgörandeförfarandet

EU:s dataskyddslagstiftning och nationell lagstiftning innehåller bestämmelser om att den registrerade ska informeras om när ett beslut om honom eller henne fattas eller kan fattas automatiskt.

Bestämmelser om den personuppgiftsansvariges informationsskyldighet och tillhörande förfaranden finns i artiklarna 12, 13 och 14 i dataskyddsförordningen. Den personuppgiftsansvarige ska direkt med stöd av dataskyddsförordningen informera den registrerade om automatiskt beslutsfattande. Syftet med informationsregleringen i dataskyddsförordningen är att den registrerade ska få en heltäckande och tydlig bild av behandlingen av personuppgifter som helhet. Detta innefattar en skyldighet att på förhand informera den registrerade i början av ärendehanteringen om att det är möjligt att fatta ett beslut i ärendet automatiskt.

Förhandsinformation

Om en arbetssökande inleder ett ärende som kan avgöras automatiskt, informerar utvecklings- och förvaltningscentret den arbetssökande om saken på förhand, redan i det inledande skedet av ärendet. När en arbetssökande börjar fylla i en anmälan eller ansökan i utvecklings- och förvaltningscentrets och arbetskraftsmyndigheternas E-tjänst på Jobbmarknaden informeras han eller hon i samband med detta att ärendet kan avgöras automatiskt. I texten har det också berättats att mer information om automatiskt beslutsfattande finns på Jobbmarknaden på adressen tyomarkkinatori.fi.

Övriga skyddsåtgärder

I förvaltningslagen och lagen om utkomstskydd för arbetslösa finns bestämmelser om förfarandet vid lämnande av utlåtanden om arbetslöshetsförmåner, såsom utredning av ett ärende, hörande av en part, beslutets innehåll och motivering, rättande av fel, anvisning om sökande av ändring, delgivning och begäran om omprövning av ett överklagbart beslut samt begäran om omprövning. Dessa bestämmelser tillämpas också när ett automatiskt beslut fattas i ett ärende. Procedurbestämmelserna, såsom rätten att bli hörd och få ett motiverat beslut samt regleringen om sökande av ändring och tjänsteansvar, är också skyddsåtgärder i samband med automatiskt beslutsfattande.

I egenskap av gemensam personuppgiftsansvarig har utvecklings- och förvaltningscentret också genomfört andra skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen vid behandling av personuppgifter.

Barnets ställning

Vid jobbsökning riktas inte automatiskt beslutsförfarande särskilt mot barn, utan besluten riktas mot personer på samma sätt oberoende av om det är fråga om en myndig eller omyndig person. Utlåtandet om arbetslöshetsförmån baserar sig alltid på lag, och vid lämnande av utlåtande och beslutsfattande ska principen om likabehandling iakttas.

2.5 Förutsättningarna enligt annan lagstiftning

Utgångspunkten för utvecklings- och förvaltningscentrets automatiska avgörandeförfarande är den allmänna regleringen i förvaltningslagen och informationshanteringslagen. I 53 f § 1 mom. i förvaltningslagen begränsas automatiskt avgörandeförfarande i beslut som gäller enskilda kunder till de fall där en person kan söka rättelse i beslutet eller genom beslutet godkänns ett yrkande som personen har framställt.

3. Förteckning över handlingar som ligger till grund för beslutet om ibruktagning

Förteckning över handlingar som ligger till grund för beslut om ibruktagande

• Handläggningsregler för automatiserade beslut
• Dokumentation av kvalitetssäkring
• Dokumentation av kvalitetskontroll och felhantering

4. Lagringsperiod

Om det automatiska beslutsfattandet tas ur bruk, behåller utvecklings- och förvaltningscentret detta beslut om ibruktagning därefter i minst fem år. Tidsfristen börjar löpa vid ingången av året efter slutdatumet (28 d § 3 mom. i informationshanteringslagen).

5. Överklagande

Detta beslut om införande får inte överklagas (6 § 2 mom. i lagen om rättegång i förvaltningsärenden). Detta dokument är godkänt i byråns elektroniska ärendehanteringssystem. Ärendet har presenterats av gruppchef Matias Vainio och godkänts av enhetschef Jaakko Westerlund.