Dataskyddsbeskrivning för den offentliga arbetskraftsservicen

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter i ärenden som gäller registret

UF-centret och arbetskraftsmyndigheterna är gemensamt personuppgiftsansvariga för arbetskraftsservicens riksomfattande datalager. Bestämmelser om ansvarsfördelningen mellan de gemensamt personuppgiftsansvariga finns i 123 § i lagen om ordnande av arbetskraftsservice (380/2023). UF-centret ansvarar för den personuppgiftsansvariges skyldigheter i anslutning till datalagrets inbyggda och standardiserade dataskydd, behandlingens säkerhet samt informationen till de registrerade. Arbetskraftsmyndigheterna ansvarar för andra skyldigheter för den registeransvarige än de som ålagts UF-centret, varje arbetskraftsmyndighet för sina egna kunders del. 

UF-centret
PL 1000, 50101 Mikkeli 
0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi 

Dataskyddsombud:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Du hittar arbetskraftsmyndigheternas kontaktuppgifter på Jobbmarknadens regionala sidor.

2. Ändamålet med behandlingen av uppgifter

Uppgifter om kunder och om producenter av arbetskraftsservice får användas:

• för ordnande och produktion av sådan service och sådana uppgifter som avses i lag om ordnande av arbetskraftsservice 380/2023,
• för skötsel av de uppgifter som i lagen om främjande av integration, lagen om utkomstskydd för arbetslösa, lagen om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte, lagen om yrkesutbildning och lagen om Jobbkanalen Ab föreskrivs för arbetskraftsmyndigheter eller för utvecklings- och förvaltningscentret samt för skötsel av sådana uppgifter avseende tjänster för internationell rekrytering och av sådan rådgivning avseende arbetskraftsservice och utkomstskydd för arbetslösa som föreskrivs för utvecklings- och förvaltningscentret i lagen om närings-, trafik- och miljöcentralerna samt om närings-, trafik- och miljöcentralernas utvecklings- och förvaltningscenter (897/2009), (28.6.2024/435)
• för tillsyn, utveckling, uppföljning, utvärdering, statistikföring, prognostisering och styrning med avseende på de uppgifter som avses i 1 och 2 punkten.

3. Grund för behandling av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på den personuppgiftsansvariges lagstadgade uppgifter.

4. Personuppgifter som behandlas

Följande uppgifter som gäller enskilda kunder får behandlas enligt lagen om ordnande av arbetskraftstjänster (380/2023):

• personbeteckning,
• namn och kontaktuppgifter,
• uppgifter som gäller kundrelationen inom arbetskraftsservice, uträttandet av ärenden hos arbetskraftsmyndigheten eller utvecklings- och förvaltningscentret samt eventuella specialarrangemang som krävs för att kunden ska kunna uträtta ärenden, 
• uppgifter om utbildning, anställningar och yrkeskompetens samt andra uppgifter som används vid arbetsförmedling,
• uppgifter om servicebehov samt om planer och genomförandet av dessa,
• uppgifter om arbets- och utbildningserbjudanden och presentationer för arbetsgivare,
• uppgifter om offentlig arbetskraftsservice, i lagen om utkomstskydd för arbetslösa avsedd sysselsättningsfrämjande service, annan service till stöd för jobbsökning och sysselsättning samt sakkunnigbedömningar,
• sådana uppgifter och bedömningar om hälsotillståndet och arbets- och funktionsförmågan som är relevanta för sysselsättningen av personen och som är nödvändiga för att ge personen service,
• utredningar, arbetskraftspolitiska utlåtanden, andra utlåtanden och meddelanden som gäller utkomstskydd för arbetslösa; de nämnda uppgifterna samt uppgifter som är nödvändiga för att ge arbetskraftspolitiska utlåtanden och andra utlåtanden kan behandlas också då en fysisk person inte är enskild kund, 
• uppgifter om förmåner som hör till den offentliga arbetskraftsservicen.

Följande uppgifter som gäller arbetsgivare som ansöker om eller får arbetskraftsservice får behandlas:

• identifierande uppgifter,
• uppgifter som gäller kundrelationen inom arbetskraftsservice och hur arbetsgivaren uträttar ärenden hos arbetskraftsmyndigheten eller utvecklings- och förvaltningscentret, 
• uppgifter om verksamheten och servicebehovet,
• uppgifter om lediga platser och tillsättande av dem, inklusive platser tillsatta genom internationell rekrytering,
• beslut om lönesubvention, sysselsättningsstöd avseende personer som fyllt 55 år och i 111 § avsett stöd samt tillhörande uppgifter om uppföljning och utbetalning,
• avtal om arbetsprövning,
• andra uppgifter som behövs för planering, ordnande, verkställighet och uppföljning av offentlig arbetskraftsservice än de som avses i 1–6 punkten.

Följande uppgifter som gäller producenter av arbetskraftsservice får behandlas:

• identifierande uppgifter om serviceproducenten,
• uppgifter som gäller hur producenten uträttar ärenden hos arbetskraftsmyndigheten eller utvecklings- och förvaltningscentret, 
• upphandlingsavtal som ingåtts med serviceproducenten och tillhörande uppgifter om utbetalning,
• uppgifter om den service som upphandlas,
• uppgifter om ansökning och antagning till service samt uppgifter om uppföljning av servicen,
• andra uppgifter som behövs för planering, ordnande, verkställighet och uppföljning av arbetskraftsservice än de som avses i 1–5 punkten,
• uppgifter om arbetskraftsutbildning enligt lagen om yrkesutbildning och om utbildningsanordnaren samt sådana uppgifter om ansökan, antagning och uppföljning som gäller utbildningen.

Den registrerade har inte rätt enligt artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen att begränsa behandlingen av uppgifter som avses i 9 §.

Arbetsförvaltningens uppgifter om enskilda kunder och deras tjänster är sekretessbelagda enligt offentlighetslagen.

5. Lagringstid för personuppgifter

Utvecklings- och förvaltningscentret ska radera alla uppgifter om en kund eller serviceproducent ur den nationella informationsresursen när fyra år har förflutit från den dag då kundrelationen eller avtalsförhållandet upphörde. Kundens uppgifter försvinner då också från Jobbmarknadens avsnitt Ärendehantering. En uppgift behöver dock inte raderas om den behövs för att sköta ett uppdrag baserat på bestämmelser i lag eller ett ärende som fortfarande är anhängigt.

Bestämmelser om arkivering av uppgifter finns i arkivlagen (831/1994).

6. Regelmässiga informationskällor

Personuppgifter sparas i personregistren endast av grundad anledning. Personuppgifterna fås av den registrerade personen själv och samlas i registret från olika servicesituationer i e-tjänsten på Jobbmarknaden, per telefon och i samband med besöksärenden.

En arbetskraftsmyndighet har oberoende av sekretessbestämmelserna rätt att avgiftsfritt få de uppgifter som är nödvändiga för att verkställa arbetskraftsservice av andra arbetskraftsmyndigheter, andra kommunala myndigheter, statliga myndigheter, välfärdsområden, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassor, Pensionsskyddscentralen, Sysselsättningsfonden, serviceproducenter inom arbetskraftsservice, andra producenter av sådan service till stöd för sysselsättning som arbetskraftsmyndigheten ordnar och som överenskommits i en sysselsättningsplan eller en ersättande plan samt av aktörer som ger sådan arbetsprövning.

Uppgifter som gäller arbetserbjudanden samt rekryteringslösningar riktade mot personen fås från arbetsgivarna.

Då en personuppgift som införs i ett register har erhållits på något annat sätt än av den som registreras, skall i registret antecknas varifrån uppgiften har erhållits och vem som har antecknat den.

7. Mottagare av personuppgifter

Uppgifter som lämnas ut till myndigheter

Utvecklings- och förvaltningscentret har oberoende av sekretessbestämmelserna rätt att avgiftsfritt av andra statliga myndigheter, arbetskraftsmyndigheter, andra kommunala myndigheter, aktiebolaget Business Finland, Folkpensionsanstalten och arbetslöshetskassorna få de uppgifter som är nödvändiga för att centret ska kunna sköta sina lagstadgade uppgifter enligt denna lag eller någon annan lag när det gäller verkställighet, uppföljning och utvärdering av arbetskraftsservice.

Arbets- och näringsministeriet har oberoende av sekretessbestämmelserna rätt att avgiftsfritt av utvecklings- och förvaltningscentret, andra statliga myndigheter, arbetskraftsmyndigheter och andra kommunala myndigheter få de uppgifter som är nödvändiga för att ministeriet ska kunna sköta de uppgifter som föreskrivs för ministeriet i lag eller någon annan lag och som gäller verkställighet, uppföljning, utvärdering och styrning av arbetskraftsservice. Utvecklings- och förvaltningscentret är dessutom skyldigt att lämna ut de uppgifter som lagrats i informationsresursen till arbets- och näringsministeriet för upprättande av arbetsförmedlingsstatistik.

Regionförvaltningsverken har oberoende av sekretessbestämmelserna rätt att avgiftsfritt av arbetskraftsmyndigheter och av utvecklings- och förvaltningscentret få de uppgifter som är nödvändiga för den tillsyn som avses i 25 § enligt 25 § i lagen om ordnande av arbetskraftstjänster (380/2023).

I fråga som gäller antagning av studerande till arbetskraftsutbildning har medlemmarna i sådan antagningsgrupp för planering av utbildningen och antagning av studerande rätt att trots sekretessbestämmelserna ta del av inlämnade ansökningar till utbildningen jämte bilagor.

Arbetskraftsmyndigheterna, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassorna samt utländska anstalter som är behöriga att behandla uppgifter som gäller personens jobbsökning och utkomstskydd för arbetslösa har sinsemellan rätt att utbyta uppgifter som inverkar på personens rätt att få arbetslöshetsförmån.  (Lagen om utkomstskydd för arbetslösa1290/2002, Lagen om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala trygghetssystemen 352/2010).

Kunduppgifter överlåts till andra myndigheter om det finns bestämmelser om detta i lagen eller om kunden har gett sitt samtycke till det. Informationen i uppgiften som ska överlåtas beror på omfattningen av behörigheten hos den myndighet som begär uppgiften. Myndigheter som har rätt att begära kunduppgifter är till exempel PSC, KEVA, Migrationsverket, polisen, socialmyndigheten och utsökningsmyndigheten.

Uppgifter som lämnas ut till en producent av arbetskraftsservice

Producenter av arbetskraftsservice och producenter av sådan service till stöd för sysselsättning som en arbetskraftsmyndighet ordnar och som överenskommits i en sysselsättningsplan eller en ersättande plan har oberoende av sekretessbestämmelserna rätt att avgiftsfritt av arbetskraftsmyndigheter och av utvecklings- och förvaltningscentret få de uppgifter om enskilda kunder som är nödvändiga för att producera och ge service. Uppgifter om en kunds hälsotillstånd får lämnas ut till en serviceproducent endast om kunden skriftligt och specifikt samtycker till detta.

Uppgifter som lämnas ut till arbetsgivaren

En arbetskraftsmyndighet får till en arbetsgivare lämna ut sådana uppgifter om en arbetssökande som behövs för att tillsätta en plats endast med den arbetssökandes skriftliga samtycke. Samtycket eller vägran att ge samtycke ska antecknas i den enskilda kundens uppgifter. De uppgifter som är nödvändiga för att fylla en arbetsplats regleras i 118 § i lagen om ordnande av arbetskraftsservice (380/2023).

Uppgifter om en arbetssökandes hälsotillstånd kan lämnas ut till arbetsgivaren endast om den arbetssökande ger ett specificerat skriftligt samtycke till detta och om uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla de särskilda kraven på hälsotillståndet på en ledig arbetsplats eller inom branschen i fråga eller för att främja sysselsättningen av en arbetssökande vars skada eller sjukdom försvårar sysselsättning.  

För att fullgöra skyldigheten enligt de lagar som gäller arbetsavtals- och tjänsteförhållanden att återanställa uppsagda arbetstagare, tjänstemän och tjänsteinnehavare har arbetsgivare, oberoende av sekretessbestämmelserna och av andra begränsningar av rätten att få uppgifter, rätt att avgiftsfritt av arbetskraftsmyndigheterna få information om huruvida en person som arbetsgivaren namngett är arbetssökande vid arbetskraftsmyndigheten.

Utlämnande av uppgifter för forskningsändamål

Beslutet om tillstånd att lämna ut sekretessbelagda uppgifter ur arbetskraftsservicens riksomfattande datalager för statistikföring, vetenskaplig forskning eller myndigheternas planerings- eller utredningsarbete enligt Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 28 § fattas av UF-centret. Innehållet av de uppgifterna som lämnas ut bestäms enligt den forskningsplan som bifogas till ansökan om prövningstillstånd.

8. Överföring av uppgifter utanför EU- eller EES-området

Data kommer inte att överföras utanför EU eller EES.

9. Principer för skydd av registret

Endast de personer som har den rätt att behandla uppgifterna som behandlingen av ärendet förutsätter har tillgång till uppgifterna i tjänsten. Endast vissa på förhand fastställda anställda hos den personuppgiftsansvarige eller anställda hos en tredje part som den personuppgiftsansvarige befullmäktigat har tillgång till och rätt att använda de uppgifter som sparats i tjänsten. Personuppgifter skyddas dessutom genom passerkontroll, användarövervakning och anvisningar för behandling av personuppgifter.  

I lagen om ordnande av arbetskraftsservice 380/2023, 124–126 § föreskrivs om åtkomsträttigheter till kunddatasystemhelheten samt om beviljande och avlägsnande av dem.   

10. Den registrerades rättigheter

Du har rätt att få veta om dina personuppgifter behandlas och rätt att få en kopia av dina personuppgifter (artikel 15 i den allmänna dataskyddsförordningen). Om en enskild kund vill kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som har sparats i kunddatasystemhelheten, ska kunden begära uppgifter av den arbetskraftsmyndighet som ansvarar för kundrelationen.  

Du har rätt att begära att rätta felaktiga uppgifter om dig rättas (artikel 16 i den allmänna dataskyddsförordningen). Rättelsen görs genom en begäran om rättelse till arbetskraftsmyndigheten, som behandlar begäran och avgör ärendet med beaktande av lagarna och förordningarna om lagring av uppgifter.  

Du har inte rätt enligt artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen att begränsa behandlingen av uppgifter som avses i 1 mom. (lagen om ordnande av arbetskraftsservice 380/2023, 114 §). Återkallande av samtycke till utlämnande av uppgifter ska begäras av den instans till vilken samtycket har getts. Vid behandlingen av personuppgifter fattas inga beslut som grundar sig på automatiskt beslutsfattande, såsom profilering.  

Mer information om behandlingen av dina uppgifter får du från den arbetskraftsmyndighet vars kund du är.  

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten om du anser att man vid behandlingen av dina personuppgifter bryter mot tillämplig dataskyddslagstiftning. I Finland fungerar dataombudsmannen som tillsynsmyndighet.