Kund- och rådgivningstjänsternas dataskyddsbeskrivning

Syftet med denna beskrivning är att informera om behandlingen av personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679. Beskrivningen uppdateras vid behov.

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

UF-centret
Ansvarsområdet för kund- och rådgivningstjänster
PB 1000, 50101 S:t Michel
Tel. 0295 020 000, kirjaamo@keha-keskus.fi

2. Dataskyddsombud

Dataskyddsombud: tietosuoja@keha-keskus.fi

3. Registerbeteckningar

Kundservicesystem inom UF-centrets ansvarsområde för kund- och rådgivningstjänster (personkund- och myndighetstjänster, FöretagsFinland-rådgivning, Talousapu-rådgivning, Work In Finland-arbetsgivarrådgivning för internationell rekrytering):

  • telefonsamtal
  • chattkonversationer
  • e-postmeddelanden
  • elektroniska kontaktförfrågningar

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter

Artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679.

Uppgifterna behövs för att sköta lagstadgade uppgifter, genomföra tjänster och upprätthålla kontakt enligt följande lagar:

Uppgifterna används för att verifiera servicehändelser vid reklamationer, för att utveckla verksamheten samt för utbildning av kundservicepersonal i syfte att förbättra tjänstens kvalitet.

5. Registerinnehåll och personuppgiftskategorier

Registret innehåller uppgifter som kunden själv lämnar samt uppgifter som uppstår i kundservicesituationer, till exempel:

Personuppgifter:

  • identifieringsuppgifter: namn och personbeteckning
  • adress, telefonnummer, e-postadress, IP-adress
  • uppgifter om sysselsättning, arbetshistoria och arbetslöshetsförmåner
  • personliga uppgifter som framkommer i rådgivnings- eller handledningssituationer

Företagsuppgifter:

  • namn och FO-nummer
  • adress, telefonnummer, e-postadress, IP-adress
  • kontaktens ämne
  • uppgifter om affärsverksamhet som framkommer i rådgivning

6. Lagringstid

  • Samtalsinspelningar lagras i sex (6) månader. Vid kvalitetsutvecklingsprojekt och reklamationer kan enskilda inspelningar lagras i högst 12 månader.
  • Uppgifter från Suomi.fi-identifiering lagras inte; de visas endast under kontakten.
  • Chattkonversationer innehåller inga identifieringsuppgifter och lagras i sex (6) månader. Kunden kan under samtalet skicka historiken till sin e-post.
  • E-post och elektroniska kontaktförfrågningar lagras i sex (6) månader.
  • Uppgifter från FöretagsFinlands elektroniska serviceförfrågningar och kundnöjdhetsenkäter lagras i EU-kommissionens datalager i högst tre år, varefter de raderas automatiskt.

7. Regelbundna informationskällor

Uppgifter fås från kunden själv, från interaktioner samt från nationella system för arbetskraftsservice, handels-, stiftelse- och föreningsregister samt gemensamma kunddatasystem inom arbets- och näringsministeriets och utrikesministeriets förvaltningsområden.

Identifieringsuppgifter erhålls via Digi- och befolkningsdataförvaltningens Suomi.fi-tjänst.

8. Regelbundet utlämnande av uppgifter

Inga regelbundna utlämnanden.

Uppgifter lämnas endast till andra myndigheter när det föreskrivs i lag.

9. Överföring av uppgifter utanför EU/EES

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

10. Principer för skydd av registret

Artikel 32 i EU:s dataskyddsförordning.

Informationssäkerhet och skydd av personuppgifter beaktas systematiskt i all behandling. Uppgifter behandlas på ett säkert sätt och enligt lag.

Alla som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt. Endast behöriga personer använder uppgifterna enligt sina arbetsuppgifter. Tjänsteleverantören för lagringssystemet omfattas också av sekretess.

11. Rätt till insyn och begäran om uppgifter

Artikel 15 i EU:s dataskyddsförordning.

Den registrerade har rätt att kontrollera sina uppgifter.

En begäran ska göras skriftligen och undertecknas. Den ska innehålla tidpunkten för kontakten samt kontaktuppgifter. Begäran skickas till UF-centrets ansvarsområde för kund- och rådgivningstjänster via post eller e-post till registraturen (se punkt 1). E-post ska skickas krypterad för att skydda integriteten.

12. Rätt till rättelse och radering av uppgifter

Artiklarna 16 och 17 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679.

Den registrerade har rätt att begära att felaktiga personuppgifter rättas eller raderas från registret.

Begäran om rättelse ska göras skriftligen och undertecknas. I begäran ska det specificeras vilket personregister begäran gäller.

Begäran ska riktas till UF-centrets ansvarsområde Kund- och rådgivningstjänster och skickas per post eller e-post till UF-centrets  registratorskontor (kontaktuppgifter i punkt 1).

Avsändaren av e-postmeddelandet ska kryptera meddelandet för att skydda den personliga integriteten.

Rätten till radering gäller inte personuppgifter som en myndighet behöver för att fullgöra sina lagstadgade uppgifter.

Om en begäran om rättelse eller radering avslås får kunden ett skriftligt beslut där skälen till avslaget framgår.

13. Klagomål eller anmälan om behandling av personuppgifter

Artikel 77 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s dataskyddsförordning.

Uppdaterad: