Kund- och rådgivningstjänsternas dataskyddsbeskrivning

Syftet med denna beskrivning är att informera om behandlingen av personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679. Dataskyddsbeskrivningen uppdateras vid behov.

1. Personuppgiftsansvarig och den personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter

Närings-, trafik- och miljöcentralernas utvecklings- och förvaltningscenter (UF-centret)

Kund- och rådgivningstjänster
PL 1000, 50101 Mikkeli
Besöksadress: Jääkärinkatu 14, 50100 S:t Michel
Tel. 0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi

2. Dataskyddsombud

Dataskyddsombud: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

3. Registrens namn

UF-centrets kund- och rådgivningstjänster (personkund- och myndighetstjänster, Företags-Finland rådgivning, ekonomisk rådgivning, Work In Finland internationell rekrytering arbetsgivarrådgivning) kundtjänstsystem

  • telefontjänster
  • chattkonversationer
  • e-post
  • elektroniska kontaktförfrågningar.

4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter 

Artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679.

Uppgifter behövs för att utföra lagstadgade uppgifter, för att genomföra tjänster och för kommunikation, som regleras i följande lagar:

Uppgifter används för att verifiera tjänstehändelser vid reklamationer, för att utveckla verksamheten samt för utbildning av kundtjänstpersonal för att förbättra tjänstens kvalitet.

5. Registrets datainnehåll och personuppgiftskategorier

I registret lagras de uppgifter som kunden själv uppger och de uppgifter som uppstår i kundtjänstsituationer, såsom exempelvis:

Personuppgifter:

  • Namn och personnummer 
  • Adressuppgifter och telefonnummer, e-postadress, IP-adress 
  • Anställnings- och arbetshistorikuppgifter samt uppgifter om utkomstkydd för arbetslösa 
  • Personliga uppgifter som uppstår i rådgivnings- eller vägledningssituationer, framlagda av kunden eller tjänstemannen 

Företagsuppgifter:

  • Företagsnamn och organisationsnummer 
  • Adressuppgifter och telefonnummer, e-postadress, IP-adress 
  • Ämnen för kontakter 
  • Företagsrelaterade uppgifter som uppstår i rådgivnings- eller vägledningssituationer, framlagda av kunden eller tjänstemannen.

6. Lagringstid för uppgifter

Telefonsamtalsinspelningar lagras i sex (6) månader. I kvalitetsutvecklingsprojekt och reklamationssituationer kan enskilda inspelningar lagras längre, dock högst 12 månader. Uppgifter om Suomi.fi-autentisering som görs under kötid lagras inte i systemet. Suomi.fi-autentisering visas för den sakkunniga endast under kontakten.

I chattjänstens konversationer finns inga kundidentifieringsuppgifter. Konversationer lagras i sex (6) månader. Kunden kan under konversationen själv välja att beställa chatthistoriken till sin egen e-postadress.

E-postmeddelanden och elektroniska kontaktförfrågningar lagras i sex (6) månader. Genomförd konversation sparas i kundens egen e-post.

Uppgifter som samlas in i de elektroniska tjänsteförfrågningarna från Företags-Finland rådgivningen (kundens status som medborgare/företag/annat, kundens lokalisering, kontaktens ämne) samt uppgifter som erhålls i kundnöjdhetsundersökningar lagras i EU-kommissionens datalager i högst tre år, varefter de tas bort automatiskt.

7. Regelmässiga uppgiftskällor 

Kundens egna uppgifter och de uppgifter som uppstår under samtalet samt det nationella systemet för arbetskraftsservice, handels-, stiftelse- och föreningsregistret samt det gemensamma kunddatabassystemet för arbets- och näringsministeriets förvaltningsområde och utrikesministeriet. Kundens identifieringsuppgifter erhålls från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata via suomi.fi-autentiseringstjänsten.

8. Regelmässigt utlämnande av uppgifter 

Inga regelbundna utlämnanden sker.

Ansvarsområdet för UF-centralens kund- och rådgivningstjänster lämnar endast ut kunduppgifter till andra myndigheter om utlämnandet föreskrivs i lag.

9. Regelbundna utlämnanden av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter lämnas inte ut och överförs inte utanför EU eller EES.

10. Principer för skydd av registret

Artikel 32 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679.

UF-centrets ansvarsområde för kund- och rådgivningstjänster beaktar informationssäkerhet och skydd av personuppgifter på ett planerat sätt i all användning och behandling av uppgifter. UF-centrets ansvarsområde för kund- och rådgivningstjänster behandlar personuppgifter på ett informationssäkerhetsmässigt sätt och enligt gällande lagstiftning.

Alla som behandlar personuppgifter inom UF-centrets ansvarsområde för kund- och rådgivningstjänster avger tystnadspliktsåtagande. Registeruppgifter används endast av de personer som behöver dessa uppgifter för sitt arbetsuppdrag enligt sina åtkomsträttigheter. Tjänsteleverantören för lagringssystemet har tystnadsplikt.

11. Rätt till insyn och begäran om uppgifter

Artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679.

Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter om sig själv som finns i registret.

Begäran om insyn ska alltid göras skriftligen och den ska undertecknas. I begäran om insyn ska tidpunkten för inspektionen och kontaktuppgifter från den som begär insyn anges. Begäran om insyn ska riktas till UF-centrets ansvarsområde för kund- och rådgivningstjänster och skickas per post eller e-post till UF-centrets registratorskontor (kontaktuppgifter i punkt 1). Den som skickar e-post ska se till att e-posten är krypterad för att skydda integriteten.

Lyssning på telefonsamtalsinspelningar sker enligt särskilt överenskomna metoder. Kunden måste vara beredd att bevisa sin identitet.

12. Rättelse av uppgifter och rätt att begära radering av uppgifter

Artikel 16 och 17 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679.

Den registrerade har rätt att begära rättelse och radering av felaktiga personuppgifter om sig själv i registret.

Begäran om rättelse ska alltid göras skriftligen och den ska undertecknas. I den skriftliga begäran ska det specificeras vilket personregister begäran om rättelse gäller. Begäran riktas till UF-centrets ansvarsområde för kund- och rådgivningstjänster och skickas per post eller e-post till UF-centrets registratorskontor (kontaktuppgifter i punkt 1). Den som skickar e-post ska se till att e-posten är krypterad för att skydda integriteten.

Rätten till radering av uppgifter gäller inte personuppgifter som arbetsmarknadsmyndigheterna behöver för att utföra sina lagstadgade uppgifter.

Vid eventuell vägran att rätta eller radera uppgifter ges kunden ett skriftligt intyg där orsakerna till avvisandet framgår.

13. Klagan eller anmälan om behandling av personuppgifter

Artikel 77 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsmyndigheten om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s dataskyddsförordning.

Uppdaterad: