Julkisten työvoimapalveluiden tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

KEHA-keskus ja työvoimaviranomaiset ovat työvoimapalveluiden valtakunnallisen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä. Yhteisrekisterinpitäjien vastuunjaosta on säädetty työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain (380/2023) 123 §:ssa. KEHA-keskus vastaa tietovarannon sisäänrakennettuun ja oletusarvoiseen tietosuojaan, käsittelyn turvallisuuteen sekä rekisteröityjen informointiin liittyvistä rekisterinpitäjän velvollisuuksista. Työvoimaviranomaiset vastaavat muista kuin KEHA-keskukselle säädetyistä rekisterinpitäjän velvollisuuksista, kukin työvoimaviranomainen omien asiakkaidensa osalta.

KEHA-keskus (ELY-keskusten kehittämis- ja hallintokeskus)
PL 1000, 50101 Mikkeli
0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi

KEHA-keskuksen tietosuojavastaava:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Työvoimaviranomaisten yhteystietoja löydät Työmarkkinatorin aluesivuilta.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaiden ja työvoimapalvelujen tuottajien tietoja voidaan käyttää:

• työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain (380/2023) tarkoittamien palvelujen ja tehtävien järjestämiseen ja tuottamiseen;
• kotoutumisen edistämisestä annetussa laissa, työttömyysturvalaissa, kuntouttavasta työtoiminnasta annetussa laissa ja ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa työvoimaviranomaiselle tai kehittämis- ja hallintokeskukselle säädettyjen tehtävien hoitamiseen sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksista sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten kehittämis- ja hallintokeskuksesta annetussa laissa (897/2009) kehittämis- ja hallintokeskukselle säädettyjen kansainvälisen rekrytoinnin palveluihin liittyvien tehtävien sekä työvoimapalveluihin ja työttömyysturvaan liittyvän neuvonnan hoitamiseen; (5.12.2024/728)
• kohdassa 1 ja 2 tarkoitettuja tehtäviä koskevaan valvontaan, kehittämiseen, seurantaan, arviointiin, tilastointiin, ennakointiin ja ohjaukseen.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. Tietoja käsitellään rekisterinpitäjille laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilöasiakkaasta voidaan käsitellä seuraavia työvoimapalveluiden järjestämisestä annetussa laissa (380/2023) mainittuja tietoja:

• henkilötunnus,
• nimi ja yhteystiedot,
• työvoimapalvelujen asiakkuuteen ja työvoimaviranomaisen tai kehittämis- ja hallintokeskuksen kanssa asiointiin sekä asioinnin mahdollisesti edellyttämiin erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot,
• koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot sekä muut työnvälityksessä käytettävät tiedot,
• palvelutarvetta, suunnitelmia ja suunnitelmien toteuttamista koskevat tiedot,
• tiedot työ- ja koulutustarjouksista ja esittelyistä työnantajalle,
• tiedot julkisista työvoimapalveluista, työttömyysturvalaissa tarkoitetuista työllistymistä edistävistä palveluista, muista työnhakua ja työllistymistä tukevista palveluista sekä asiantuntija-arvioinneista,
• sellaiset terveydentilaa ja työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla on vaikutusta henkilön työllistymiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle,
• työttömyysturvaan liittyvät selvitykset, työvoimapoliittiset lausunnot ja muut lausunnot sekä ilmoitukset; mainittuja tietoja sekä työvoimapoliittisen lausunnon ja muun lausunnon antamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun luonnollinen henkilö ei ole henkilöasiakas,
• tiedot julkisiin työvoimapalveluihin kuuluvista etuuksista.

Työvoimapalveluja hakevasta tai saavasta työnantajasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• yksilöintitiedot,
• työvoimapalvelujen asiakkuuteen ja työvoimaviranomaisen tai kehittämis- ja hallintokeskuksen kanssa asiointiin liittyvät tiedot,
• toimintaa ja palvelutarvetta koskevat tiedot,
• työpaikkoja ja niiden täyttymistä koskevat tiedot sisältäen kansainvälisellä rekrytoinnilla täytetyt työpaikat,
• palkkatukea, 55 vuotta täyttäneiden työllistämistukea ja 111 §:ssä tarkoitettua tukea koskevat päätökset ja niihin liittyvät seuranta- ja maksatustiedot,
• työkokeilua koskevat sopimukset,
• muut kuin 1–6 kohdassa tarkoitetut, julkisen työvoimapalvelun suunnittelun, järjestämisen, toimeenpanon ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot.

Työvoimapalvelujen tuottajasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• palveluntuottajan yksilöintitiedot,
• työvoimaviranomaisen tai kehittämis- ja hallintokeskuksen kanssa asiointiin liittyvät tiedot,
• palveluntuottajan kanssa tehdyt hankintasopimukset sekä niihin liittyvät maksatustiedot,
• hankittua palvelua koskevat tiedot,
• palvelun haku-, valinta- ja seurantatiedot,
• muut kuin 1–5 kohdassa tarkoitetut, työvoimapalvelun suunnittelun, järjestämisen, toimeenpanon ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot,
• ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa tarkoitettua työvoimakoulutusta ja sen järjestäjää koskevat tiedot sekä koulutukseen liittyvät haku-, valinta- ja seurantatiedot.

Rekisteröidyllä ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädettyä oikeutta 1 momentissa tarkoitettujen tietojen käsittelyn rajoittamiseen.

Työhallinnon henkilöasiakasta sekä hänen palveluaan koskevat tiedot ovat julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Kehittämis- ja hallintokeskuksen on poistettava valtakunnallisesta tietovarannosta kaikki asiakasta tai palveluntuottajaa koskevat tiedot, kun asiakkuuden tai sopimussuhteen päättymisestä on kulunut neljä vuotta. Asiakkaan tiedot poistuvat tällöin myös Työmarkkinatorin Asiointi osuudesta. Tietoa ei kuitenkaan tarvitse poistaa, jos se on tarpeen säännöksiin perustuvan tehtävän hoitamiseksi tai vireillä olevan asian johdosta.

Tietojen arkistoinnista säädetään arkistolaissa (831/1994).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja tallennetaan henkilörekistereihin vain perustellusta syystä. Henkilötietoja saadaan rekisteriin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja niitä kertyy rekisteriin eri palvelutilanteissa, kuten henkilöasiakkaan Työmarkkinatorin Asiointi-osiossa, puhelimessa ja käyntiasiointien yhteydessä.

Työvoimaviranomaisella on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimapalvelujen toimeenpanossa välttämättömät tiedot toiselta työvoimaviranomaiselta, muulta kunnan viranomaiselta, valtion viranomaiselta, hyvinvointialueelta, Kansaneläkelaitokselta, työttömyyskassalta, Eläketurvakeskukselta, Työllisyysrahastolta, työvoimapalvelujen palveluntuottajalta, muulta työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työvoimaviranomaisen järjestämän työllistymistä tukevan palvelun tuottajalta sekä työkokeilun toteuttajalta.

Tietoja työtarjouksiin liittyvistä sekä henkilöön kohdistuvista rekrytointiratkaisuista saadaan työnantajilta.

Kun rekisteriin tallentuva henkilötieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteriin merkitään, mistä tieto on saatu ja kuka tiedon on merkinnyt.

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Viranomaisille luovutettavat tiedot

Kehittämis- ja hallintokeskuksella on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta muulta valtion viranomaiselta, työvoimaviranomaiselta, muulta kunnan viranomaiselta, Business Finland -nimiseltä osakeyhtiöltä, Kansaneläkelaitokselta ja työttömyyskassalta tiedot, jotka ovat välttämättömiä kehittämis- ja hallintokeskukselle laissa säädettyjen työvoimapalvelujen toimeenpanoon, seurantaan ja arviointiin liittyvien tehtävien hoitamiseksi.

Työ- ja elinkeinoministeriöllä on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta kehittämis- ja hallintokeskukselta, muulta valtion viranomaiselta, työvoimaviranomaiselta ja muulta kunnan viranomaiselta tiedot, jotka ovat välttämättömiä työ- ja elinkeinoministeriölle laissa säädettyjen työvoimapalvelujen toimeenpanoon, seurantaan, arviointiin ja ohjaukseen liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Kehittämis- ja hallintokeskus on lisäksi velvollinen luovuttamaan työ- ja elinkeinoministeriölle tietovarantoon tallennetut tiedot työnvälitystilaston laatimista varten.

Aluehallintovirastolla on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain (380/2023) 25 §:ssä tarkoitetun valvonnan suorittamiseksi välttämättömät tiedot työvoimaviranomaiselta ja kehittämis- ja hallintokeskukselta.

Työvoimakoulutuksen opiskelijavalintaa koskevan valintaryhmän jäsenellä on koulutuksen suunnittelua ja opiskelijavalintaa varten oikeus saada salassapitosäännösten estämättä tieto koulutukseen hakeneen henkilön hakemuksesta liitteineen.

Työvoimaviranomaisilla, kehittämis- ja hallintokeskuksella, Kansaneläkelaitoksella, työttömyyskassoilla sekä ulkomaisilla laitoksilla, joilla on toimivalta käsitellä henkilön työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tehtäviä, on keskenään oikeus vaihtaa työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tietoja, joilla on vaikutusta henkilön oikeuteen saada työttömyysetuutta.  (Työttömyysturvalaki 1290/2002, Laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lainsäädännön soveltamisesta 352/2010.)

Muille viranomaisille asiakastietoja luovutetaan, jos tietojen luovuttamisesta on säädetty laissa tai tietojen luovuttamiseen on asiakkaan suostumus. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tietopyynnön tehneen viranomaisen toimivallan laajuuden mukaan. Viranomaisia, joilla on oikeus pyytää tietoja asiakkaasta ovat esimerkiksi ETK, KEVA, Maahanmuuttovirasto, poliisi, sosiaaliviranomainen ja ulosottoviranomainen.

Työvoimapalveluiden tuottajalle luovutettavat tiedot

Työvoimapalvelujen tuottajalla ja työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työvoimaviranomaisen järjestämän työllistymistä tukevan palvelun tuottajalla on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimaviranomaiselta ja kehittämis- ja hallintokeskukselta henkilöasiakasta koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun tuottamiseksi ja toteuttamiseksi. Asiakkaan terveydentilaa koskevien tietojen luovuttaminen palveluntuottajalle on mahdollista vain, jos asiakas antaa tietojen luovuttamiseen yksilöidyn kirjallisen suostumuksen.

Työnantajalle luovutettavat tiedot

Työvoimaviranomainen voi luovuttaa työnantajalle työpaikan täyttämistä varten tarpeellisia tietoja työnhakijasta vain työnhakijan kirjallisella suostumuksella. Henkilöasiakkaan tietoihin on merkittävä tieto suostumuksesta tai siitä kieltäytymisestä. Työpaikan täyttämistä varten tarpeellisista tiedoista on säädetty työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain (380/2023) 118 §:ssa.

Työnantajalle voidaan luovuttaa työnhakijan terveydentilaa koskevia tietoja vain, jos työnhakija antaa siihen yksilöidyn kirjallisen suostumuksen ja jos tiedot ovat välttämättömiä avoimen työpaikan tai kyseisen ammattialan erityisten terveydentilavaatimusten täyttämiseksi taikka sellaisen työnhakijan työllistymisen edistämiseksi, jonka vamma tai sairaus vaikeuttaa työllistymistä.

Työnantajalla on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimaviranomaiselta työ- ja virkasuhdetta koskevissa laeissa säädetyn irtisanotun työntekijän, virkamiehen ja viranhaltijan takaisin ottamista koskevan velvollisuuden täyttämiseksi tieto siitä, onko työnantajan yksilöimä henkilö työnhakijana työvoimaviranomaisessa.

Tietojen luovuttaminen tutkimustarkoituksiin

Julkisuuslain 28 §:ssa tarkoitetun luvan antamisesta työvoimapalvelujen valtakunnallisen tietovarannon salassa pidettävien tietojen luovuttamiseen tilastointia, tieteellistä tutkimusta taikka viranomaisten suunnittelu- tai selvitystyötä varten päättää KEHA-keskus. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tutkimuslupahakemuksen liitteenä olevan tutkimussuunnitelman mukaan.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelussa oleviin tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on asian käsittelyyn edellyttämä oikeus käsitellä tietoa. Palveluun tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät tai tämän valtuuttamat kolmannen tahon työntekijät. Henkilötietoja suojataan lisäksi kulunvalvonnalla, käytönvalvonnalla sekä henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksella. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelevällä henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.

Asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden käyttöoikeuksista, niiden myöntämisestä ja poistamisesta on säädetty laissa (laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 380/2023, 124–126 §).

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja oikeus saada jäljennös omista henkilötiedoistasi (yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artikla). Jos henkilöasiakas haluaa tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu asiakastietojärjestelmäkokonaisuuteen, tulee asiakkaan pyytää tietoja omasta asiakkuudestaan vastaavalta työvoimaviranomaiselta.

Sinulla on oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tiedot (yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artikla). Oikaiseminen tapahtuu tekemällä oikaisupyyntö työvoimaviranomaiselle, joka käsittelee pyynnön ja ratkaisee asian huomioiden tietojen säilyttämiseen liittyvät lait ja asetukset.

Sinulla ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädettyä oikeutta 1 momentissa tarkoitettujen tietojen käsittelyn rajoittamiseen (laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 380/2023, 114 §). Tietojen luovuttamiseen annetun suostumuksen peruuttamista tulee pyytää siltä taholta, jolle suostumus on annettu. Henkilötietojen käsittelyssä ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon, kuten profilointiin, perustuvia päätöksiä.

Lisätietoja omien tietojesi käsittelystä saat siltä työvoimaviranomaiselta, jonka asiakas olet.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.