Asiakas- ja neuvontapalveluiden tietosuojaseloste

Tämän selosteen tarkoituksena on informoida henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Selostetta päivitetään tarvittaessa. 

1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot 

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus) 

Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualue 
PL 1000, 50101 Mikkeli 
Käyntiosoite: Jääkärinkatu 14, 50100 Mikkeli 
Puh. 0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi 

2. Tietosuojavastaava 

Tietosuojavastaava: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi 

3. Rekisterien nimet 

KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualueen (Henkilöasiakas- ja viranomaispalvelut, Yritys-Suomi-neuvonta, Talousapu-neuvonta, Work In Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonta) asiakaspalvelujärjestelmien 

  • puhelut 
  • chat-keskustelut  
  • sähköpostit 
  • sähköiset yhteydenottopyynnöt. 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 6. 

Tietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon, joita säädellään seuraavissa laeissa: 

Tietoja käytetään varmentamaan palvelutapahtumaa reklamaatiotilanteissa, toiminnan kehittämiseen sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen palvelun laadun kehittämiseksi. 

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät 

Rekisteriin tallentuu asiakkaan itsensä ilmoittamat ja asiakaspalvelutilanteessa syntyvät tiedot, joita ovat esimerkiksi: 

  • henkilön yksilöintitiedot: 
  • nimi ja henkilötunnus 
  • osoitetiedot ja puhelinnumero, sähköpostiosoite, IP-osoite 
  • työllisyys- ja työhistoriatiedot ja työttömyysturvatiedot 
  • neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet henkilökohtaiset tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina 
  • yritystiedot: 
  • nimi ja Y-tunnus 
  • osoitetiedot ja puhelinnumero, sähköpostiosoite, IP-osoite 
  • kontaktien aiheet 
  • neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet yritystoimintaan liittyvät tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina. 

6. Tiedon säilytysaika 

Puhelutallenteita säilytetään kuusi (6) kuukautta. Laadun kehittämishankkeissa ja reklamaatiotilanteissa voidaan yksittäisiä tallenteita säilyttää pidempään, kuitenkin enintään 12 kuukautta. Jonotuksen aikana tehdyn suomi.fi-tunnistuksen tietoja ei säilytetä järjestelmässä. Suomi.fi-tunnistetieto näytetään asiantuntijalle ainoastaan kontaktin ajan. 

Chat-palvelujen keskusteluissa ei ole asiakkaan tunnistetietoja. Keskusteluja säilytetään kuusi (6) kuukautta. Asiakas voi keskustelun aikana itse omalla valinnallaan tilata keskusteluhistorian omaan sähköpostiinsa.  

Sähköposteja ja sähköisiä yhteydenottopyyntöjä säilytetään kuusi (6) kuukautta. Käyty keskustelu tallentuu asiakkaan omaan sähköpostiin.  

Yritys-Suomi-neuvonnan sähköisissä palvelupyynnöissä kerättyjä tietoja (asiakkaan tilanne kansalainen/yritys/muu, asiakkaan sijaintimaa, kontaktin aihe) sekä asiakastyytyväisyyskyselyissä saatuja tietoja säilytetään EU-komission tietovarastossa korkeintaan kolmen vuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. 

7. Säännönmukaiset tietolähteet 

Asiakkaan itsensä antamat ja keskustelun aikana syntyvät tiedot sekä työvoimapalveluiden valtakunnallinen järjestelmäkokonaisuus, kauppa-, säätiö- ja yhdistysrekisteri sekä työ- ja elinkeinoministeriön hallinnon alan ja ulkoministeriön yhteinen asiakastietojärjestelmä. Asiakkaan tunnistamisen tiedot saadaan Digi- ja väestötietovirastolta suomi.fi -tunnistuspalvelun kautta. 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Ei säännönmukaisia luovutuksia. 

KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualue luovuttaa asiakkaiden tietoja muille viranomaisille vain silloin, kun luovuttamisesta säädetään laissa. 

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 32. 

KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualueen tietoturva ja henkilötietojen suojaus huomioidaan suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä. KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualue käsittelee henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

Kaikki KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualueen henkilötietojen käsittelijät antavat vaitiolositoumuksen. Rekisteritietoja käyttävät vain näitä tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Tallennusjärjestelmän palveluntarjoajalla on salassapitovelvollisuus. 

11. Tarkastusoikeus ja tietojen pyytäminen 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 15. 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot. 

Tarkastuspyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee allekirjoittaa. Tarkastuspyynnössä tulee yksilöidä tarkastusta koskevan kontaktin ajankohta sekä yhteystiedot, mistä on yhteyttä ottanut. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualueelle ja se tulee lähettää postitse tai sähköpostilla KEHA-keskuksen kirjaamoon (yhteystiedot kohdassa 1). Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan turvaamiseksi.

Oikeus tietojen poistamiseen ei koske niitä henkilötietoja, joita työvoimaviranomaiset tarvitsevat lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Mahdollisesta tiedon korjaamisesta/poistamisesta kieltäytymisestä annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi epäämisen syyt. 

13. Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 77. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. 

Päivitetty: