Tietosuojaselosteet

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679

  • Laatimispäivä 16.5.2018
  • Päivitetty 27.8.2019 - muokattu vastaamaan uutta palvelukokonaisuutta
  • Päivitetty 12.12.2019 - lisätty kohtaan 5. "Analytiikka ja palautejärjestelmä" ja täydennetty kohtia 7 ja 11-13
  • Päivitetty 27.11.2020 - lisätty tieto evästeiden hyväksymisbannerista ja lisätietosivusta (kohta 15)
  • Päivitetty 19.11.2021 - lisätty kohtaan 5 tiedot EURES-profiilista
  • Päivitetty 28.4.2022 - lisätty kohtaan 10 automaattinen poisto vuoden jälkeen
  • Päivitetty 14.11.2022 - lisätty kohtaan 5 tieto chatbotista
  • Päivitetty 23.1.2023 - lisätty kohtaan 5 tieto työpaikkavahdista
  • Päivitetty 17.4.2023 - lisätty kohtaan 5.1 päivitetty tieto palautejärjestelmästä
  • Päivitetty 22.6.2023 - lisätty kohtaan 5 tieto asuinmaasta
  • Päivitetty 11.10.2023 - täydennetty kohta 4 vastaamaan lainsäädäntöä, päivitetty kohtia 7 ja 8 sekä yhdistetty kohdat 8 ja 9, joten myöhempien kohtien otsikoiden järjestysluvut pienentyneet yhdellä
  • Päivitetty 1.1.2025 - Muokattu termejä kohdissa 5,6, ja 9 työvoimapalveluiden uudistamisen vuoksi.

1. Rekisterinpitäjä

KEHA-keskus
PL 1000, 50101 Mikkeli
0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi

2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa:
PL 1000, 50101 Mikkeli
tyomarkkinatori.keha@ely-keskus.fi

3. Rekisterin nimi

Työmarkkinatori-palvelu (jäljempänä Palvelu)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietojärjestelmän rekisteritietoja käytetään työllistymisen ja työmarkkinoiden toimivuuden edistämiseen ja tilastointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu työnhakuprofiilien osalta rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen. Muiden tietojen osalta käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite tai yleinen etu: käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi. Tietoja voidaan lisäksi käsitellä näiden tarkoitusten kanssa yhteensopiviin yleisen edun mukaisiin arkistointi-, tutkimus ja tilastointitarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Tämä tietosuojaseloste koskee vain Työmarkkinatorin verkkopalvelun Oma työpolku -osion toimintoja ja tietoja. Julkisten työvoima- ja yrityspalveluiden asiointiin eli Työmarkkinatorin Asiointi -osioon liittyvästä henkilötietojen käsittelystä löydät lisätietoa julkisten työvoimapalveluiden tietosuojaselosteesta.

Palvelussa henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjien suostumukseen.

Tunnistautuneesta henkilöasiakkaasta talletetaan seuraavat tiedot:

  • henkilön yksilöintitiedot: henkilötunnus, nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot
  • tapahtumatietojen aikaleima
  • asuinmaa-tieto

Tunnistautuneesta työnantaja-asiakkaasta tai työnantaja-asiakkaan edustajasta tallennetaan seuraavat tiedot:

  • henkilön yksilöintitiedot: henkilötunnus, nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • työpaikkailmoitukseen työnantaja-asiakkaan itse kirjaamat tiedot
  • organisaation perustiedot ja muokattavat markkinointitiedot

Molemmissa tapauksissa sisäänkirjautumisen ajaksi tallennetaan:

  • valtuutustiedot

Lisäksi EURES-portaalissa profiilinsa julkaisevilta käyttäjiltä tallennetaan seuraavat tiedot:

  • sukupuoli
  • asuinmaa
  • työskentelykielet
  • kansalaisuus

Työpaikkailmoitukset tietosisältöineen siirretään palveluun työvoimapalveluiden asiakastietojärjestelmästä.

Palvelun käyttäjä vastaa itse antamiensa tietojen oikeellisuudesta.

5.1 Analytiikka ja palautejärjestelmä

Työmarkkinatori -palvelussa käytetään tilastotietojen keräämisessä Matomo -analytiikkatyökalua. Tällaista tietoa on esimerkiksi

  • kuinka paljon palveluissa on kävijöitä
  • millä päätelaitteilla palvelua on käytetty
  • mistä verkko-osoitteesta kävijät ovat vierailleet palveluissa
  • yksittäiset sivut, joilla kävijät ovat vierailleet.

Analytiikkatyökalun keräämät tiedot eivät koskaan sisällä henkilön nimeä, henkilötunnusta tai muuta vastaavaa yksilöivää tietoa. KEHA-keskus ei pyri tunnistamaan yksittäistä sivustolla kävijää tämän tiedon perusteella. Mikäli käyttäjä on määritellyt verkkoselaimessa ”Do Not Track” -asetuksen, analytiikkatyökalu ei kerää eikä seuraa selaustietoja.

Jos antaa palautetta palvelusta, tallennetaan käyttäjän itsensä ilmoittamat yhteystiedot – yleensä sähköpostiosoite. Palautteita käytetään palvelun kehittämiseen, ja vapaaehtoisesti jätettäviä yhteystietoja palautteisiin vastaamiseen. Palautteet ja yhteystiedot poistetaan käytössä olevasta palautejärjestelmästä 12 kuukauden välein.

5.2 Chatbot Tarmo

Työmarkkinatorilla toimivan chatbotin keskusteluhistoriaan tallennetaan asiakkaan kirjoittamat hakusanat ja -lauseet. Keskusteluihin ei tallennu henkilötietoja, sillä sovellus anonymisoi keskustelut automaattisesti. Keskusteluja säilytetään järjestelmässä 180 vuorokautta. 

5.3 Työpaikkavahti

Työpaikkavahti on toiminnallisuus, jonka avulla käyttäjä voi tilata sähköpostiinsa ilmoitukset uusista, haluamiaan hakuehtoja vastaavista avoimista työpaikoista. Toiminnallisuuden käyttö ei vaadi kirjautumista. Työpaikkavahtia varten käyttäjiltä kerätään

  • käyttäjän sähköpostiosoite,
  • tieto toiminnallisuuden tilauksen vahvistamisesta ja käyttöehtojen hyväksymisestä sekä
  • työpaikkahaun tiedot.

Työpaikkavahti on voimassa kerrallaan enintään 3 kuukautta, jonka jälkeen sähköpostiosoitteet poistetaan Palvelun tietokannasta. Käyttäjä voi perua tilauksen myös sen voimassaolon aikana, jolloin edellä mainitut tallennetut tiedot poistetaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Palvelussa rekisteriin talletettavat tiedot perustuvat henkilöasiakkaiden osalta väestötietojärjestelmästä tuleviin tietoihin ja hänen itse antamiin tietoihin.

Työnantaja-asiakkaan tiedot saadaan yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä ja osin työnantajan tai työnantajan edustajan itse antamista tiedoista.

Rekisterin tietolähteitä ovat Palveluun liitetyt tietovarannot ja palvelut:

  • Suomi.fi-tunnistus (väestötietojärjestelmä, rekisteröidyn suostumuksella)
  • Suomi.fi-valtuudet (yritys- ja yhteisötietojärjestelmä)
  • Työvoimapalveluiden asiakastietojärjestelmä
  • käyttäjä itse

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Palvelussa olevia henkilötietoja tai muita tietoja ei luovuteta viranomaiselle tai muulle taholle ilman Palvelua käyttävän tai hänen valtuuttamansa tahon suostumusta tai lainsäädännössä määriteltyä oikeutta saada tietoa.

Palveluun kirjattuja tietoja voidaan kuitenkin hyödyntää ilman Palvelun käyttäjän erillistä suostumusta tieteellisissä tutkimuksissa, tilastoinnissa tai viranomaisen muussa selvitystyössä. KEHA-keskus myöntää erikseen luvan tietojen luovuttamiseen näitä tarkoituksia varten. Edellä mainituissa yhteyksissä käsittely ja tiedon julkaisu toteutetaan aina niin, ettei yksittäisiä käyttäjiä voida tunnistaa tai yksilöidä tilastoinneista tai tutkimusten tuloksista.

8. Tietojen siirto ja rekisterin suojausperiaatteet

Tiedot sijaitsevat EU/ETA-alueella pilvipalvelimella, joka on suojattu fyysisesti ja teknisesti, esimerkiksi salaamalla tietokannat sekä tietoliikenne. Rajoitamme pääsyn henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin ja tietokantoihin ainoastaan nimetyille henkilöille, joilla on välttämätön työhön liittyvä tarve ja oikeus käsitellä kyseessä olevia henkilötietoja.

Palvelussa käytetään suojattuja yhteyksiä ja käyttäjien henkilöllisyys on identifioitu (vahvasti tunnistettu käyttäjä).

9. Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vuoden ajan käyttäjän viimeisestä kirjautumisesta tai kunnes käyttäjä poistaa tilin tai pyytää tilin poistoa rekisterinpitäjältä. Tämä säilytysaika ei koske julkisten työvoima- ja yrityspalveluiden asioinnissa, eli Työmarkkinatorin Asiointi-osiossa, noudatettavia henkilötietojen säilytysaikoja, joista voit lukea lisää julkisten työvoimapalveluiden tietosuojaselosteesta.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Tiedot voi tarkastaa itse Omat sivut -osion kohdasta "Omat tiedot" (välilehti Tilin hallinta"). Ensisijaisesti tietojen tarkastus on suositeltavaa suorittaa itse, mutta on myös mahdollista toimittaa tarkastuspyyntö sähköpostitse osoitteeseen: tyomarkkinatori.keha@ely-keskus.fi

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Jos tiedon korjaaminen ei onnistu omatoimisesti, pyyntö korjata virheellinen tieto tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen: tyomarkkinatori.keha(at)ely-keskus.fi.

12. Oikeus vaatia tietojen poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus poistaa rekisterissä olevat tietonsa tai vaatia rekisterissä olevien tietojensa poistamista. Ensisijaisesti tietojen poisto tehdään omatoimisesti Omat sivut -osion kohdasta "Omat tiedot" (välilehti Tilin hallinta"). Tällöin tiedot poistuvat palvelusta välittömästi. Käyttäjä voi myös välittää pyynnön poistaa tiedot sähköpostitse osoitteeseen: tyomarkkinatori.keha(at)ely-keskus.fi. Tällöin tiedot poistetaan 30 päivän kuluessa pyynnöstä. Poistosta ei toimiteta erillistä vahvistusta.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

14. Evästeiden käyttö

Palvelussa käytetään evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa palvelun tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käyttö mahdollistaa sen, että palvelun käyttäjille voidaan tarjota yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Mikäli palvelun käyttäjä ei halua sallia evästeiden käyttöä, voidaan tämä estää Internet-selaimen asetuksista. On syytä huomioida, että evästeet voivat olla tarpeellisia palvelun joidenkin osien toimimiselle.

15. Lokitiedostot

Palvelun käytöstä kootaan lokitiedostoja, joihin kirjataan tietoturvaan sekä palvelun toimintaan liittyviä tapahtumarivejä. Lokitiedostoon tallennetut tiedot eivät sisällä käyttäjän tallentamaa tietoa, käyttäjätiedoista tallennetaan ainoastaan koneellinen tunnus ja IP-osoite. Lokitiedoston tietoja käytetään ainoastaan Palvelun mahdollisten toimintavirheiden sekä tietoturvauhkien ja -loukkausten selvittämiseen. Pääsy lokitiedostoihin on sallittu vain niille henkilöille, jotka osallistuvat edellä kuvattujen ongelmien selvittämiseen.

16. Henkilötietojen käsittelyä koskeva ilmoitus ja valitus

Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

KEHA-keskus ja työvoimaviranomaiset ovat työvoimapalveluiden valtakunnallisen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä. Yhteisrekisterinpitäjien vastuunjaosta on säädetty työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain (380/2023) 123 §:ssa. KEHA-keskus vastaa tietovarannon sisäänrakennettuun ja oletusarvoiseen tietosuojaan, käsittelyn turvallisuuteen sekä rekisteröityjen informointiin liittyvistä rekisterinpitäjän velvollisuuksista. Työvoimaviranomaiset vastaavat muista kuin KEHA-keskukselle säädetyistä rekisterinpitäjän velvollisuuksista, kukin työvoimaviranomainen omien asiakkaidensa osalta.

KEHA-keskus (ELY-keskusten kehittämis- ja hallintokeskus)
PL 1000, 50101 Mikkeli
0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi

KEHA-keskuksen tietosuojavastaava:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Työvoimaviranomaisten yhteystietoja löydät Työmarkkinatorin aluesivuilta.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaiden ja työvoimapalvelujen tuottajien tietoja voidaan käyttää:

  • työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain (380/2023) tarkoittamien palvelujen ja tehtävien järjestämiseen ja tuottamiseen;
  • kotoutumisen edistämisestä annetussa laissa, työttömyysturvalaissa, kuntouttavasta työtoiminnasta annetussa laissa ja ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa työvoimaviranomaiselle tai kehittämis- ja hallintokeskukselle säädettyjen tehtävien hoitamiseen sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksista sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten kehittämis- ja hallintokeskuksesta annetussa laissa (897/2009) kehittämis- ja hallintokeskukselle säädettyjen kansainvälisen rekrytoinnin palveluihin liittyvien tehtävien sekä työvoimapalveluihin ja työttömyysturvaan liittyvän neuvonnan hoitamiseen; (5.12.2024/728)
  • kohdassa 1 ja 2 tarkoitettuja tehtäviä koskevaan valvontaan, kehittämiseen, seurantaan, arviointiin, tilastointiin, ennakointiin ja ohjaukseen.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. Tietoja käsitellään rekisterinpitäjille laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilöasiakkaasta voidaan käsitellä seuraavia työvoimapalveluiden järjestämisestä annetussa laissa (380/2023) mainittuja tietoja:

  • henkilötunnus,
  • nimi ja yhteystiedot,
  • työvoimapalvelujen asiakkuuteen ja työvoimaviranomaisen tai kehittämis- ja hallintokeskuksen kanssa asiointiin sekä asioinnin mahdollisesti edellyttämiin erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot,
  • koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot sekä muut työnvälityksessä käytettävät tiedot,
  • palvelutarvetta, suunnitelmia ja suunnitelmien toteuttamista koskevat tiedot,
  • tiedot työ- ja koulutustarjouksista ja esittelyistä työnantajalle,
  • tiedot julkisista työvoimapalveluista, työttömyysturvalaissa tarkoitetuista työllistymistä edistävistä palveluista, muista työnhakua ja työllistymistä tukevista palveluista sekä asiantuntija-arvioinneista,
  • sellaiset terveydentilaa ja työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla on vaikutusta henkilön työllistymiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle,
  • työttömyysturvaan liittyvät selvitykset, työvoimapoliittiset lausunnot ja muut lausunnot sekä ilmoitukset; mainittuja tietoja sekä työvoimapoliittisen lausunnon ja muun lausunnon antamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun luonnollinen henkilö ei ole henkilöasiakas,
  • tiedot julkisiin työvoimapalveluihin kuuluvista etuuksista.

Työvoimapalveluja hakevasta tai saavasta työnantajasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • yksilöintitiedot,
  • työvoimapalvelujen asiakkuuteen ja työvoimaviranomaisen tai kehittämis- ja hallintokeskuksen kanssa asiointiin liittyvät tiedot,
  • toimintaa ja palvelutarvetta koskevat tiedot,
  • työpaikkoja ja niiden täyttymistä koskevat tiedot sisältäen kansainvälisellä rekrytoinnilla täytetyt työpaikat,
  • palkkatukea, 55 vuotta täyttäneiden työllistämistukea ja 111 §:ssä tarkoitettua tukea koskevat päätökset ja niihin liittyvät seuranta- ja maksatustiedot,
  • työkokeilua koskevat sopimukset,
  • muut kuin 1–6 kohdassa tarkoitetut, julkisen työvoimapalvelun suunnittelun, järjestämisen, toimeenpanon ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot.

Työvoimapalvelujen tuottajasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • palveluntuottajan yksilöintitiedot,
  • työvoimaviranomaisen tai kehittämis- ja hallintokeskuksen kanssa asiointiin liittyvät tiedot,
  • palveluntuottajan kanssa tehdyt hankintasopimukset sekä niihin liittyvät maksatustiedot,
  • hankittua palvelua koskevat tiedot,
  • palvelun haku-, valinta- ja seurantatiedot,
  • muut kuin 1–5 kohdassa tarkoitetut, työvoimapalvelun suunnittelun, järjestämisen, toimeenpanon ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot,
  • ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa tarkoitettua työvoimakoulutusta ja sen järjestäjää koskevat tiedot sekä koulutukseen liittyvät haku-, valinta- ja seurantatiedot.

Rekisteröidyllä ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädettyä oikeutta 1 momentissa tarkoitettujen tietojen käsittelyn rajoittamiseen.

Työhallinnon henkilöasiakasta sekä hänen palveluaan koskevat tiedot ovat julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Kehittämis- ja hallintokeskuksen on poistettava valtakunnallisesta tietovarannosta kaikki asiakasta tai palveluntuottajaa koskevat tiedot, kun asiakkuuden tai sopimussuhteen päättymisestä on kulunut neljä vuotta. Asiakkaan tiedot poistuvat tällöin myös Työmarkkinatorin Asiointi osuudesta. Tietoa ei kuitenkaan tarvitse poistaa, jos se on tarpeen säännöksiin perustuvan tehtävän hoitamiseksi tai vireillä olevan asian johdosta.

Tietojen arkistoinnista säädetään arkistolaissa (831/1994).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja tallennetaan henkilörekistereihin vain perustellusta syystä. Henkilötietoja saadaan rekisteriin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja niitä kertyy rekisteriin eri palvelutilanteissa, kuten henkilöasiakkaan Työmarkkinatorin Asiointi-osiossa, puhelimessa ja käyntiasiointien yhteydessä.

Työvoimaviranomaisella on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimapalvelujen toimeenpanossa välttämättömät tiedot toiselta työvoimaviranomaiselta, muulta kunnan viranomaiselta, valtion viranomaiselta, hyvinvointialueelta, Kansaneläkelaitokselta, työttömyyskassalta, Eläketurvakeskukselta, Työllisyysrahastolta, työvoimapalvelujen palveluntuottajalta, muulta työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työvoimaviranomaisen järjestämän työllistymistä tukevan palvelun tuottajalta sekä työkokeilun toteuttajalta.

Tietoja työtarjouksiin liittyvistä sekä henkilöön kohdistuvista rekrytointiratkaisuista saadaan työnantajilta.

Kun rekisteriin tallentuva henkilötieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteriin merkitään, mistä tieto on saatu ja kuka tiedon on merkinnyt.

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Viranomaisille luovutettavat tiedot

Kehittämis- ja hallintokeskuksella on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta muulta valtion viranomaiselta, työvoimaviranomaiselta, muulta kunnan viranomaiselta, Business Finland -nimiseltä osakeyhtiöltä, Kansaneläkelaitokselta ja työttömyyskassalta tiedot, jotka ovat välttämättömiä kehittämis- ja hallintokeskukselle laissa säädettyjen työvoimapalvelujen toimeenpanoon, seurantaan ja arviointiin liittyvien tehtävien hoitamiseksi.

Työ- ja elinkeinoministeriöllä on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta kehittämis- ja hallintokeskukselta, muulta valtion viranomaiselta, työvoimaviranomaiselta ja muulta kunnan viranomaiselta tiedot, jotka ovat välttämättömiä työ- ja elinkeinoministeriölle laissa säädettyjen työvoimapalvelujen toimeenpanoon, seurantaan, arviointiin ja ohjaukseen liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Kehittämis- ja hallintokeskus on lisäksi velvollinen luovuttamaan työ- ja elinkeinoministeriölle tietovarantoon tallennetut tiedot työnvälitystilaston laatimista varten.

Aluehallintovirastolla on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain (380/2023) 25 §:ssä tarkoitetun valvonnan suorittamiseksi välttämättömät tiedot työvoimaviranomaiselta ja kehittämis- ja hallintokeskukselta.

Työvoimakoulutuksen opiskelijavalintaa koskevan valintaryhmän jäsenellä on koulutuksen suunnittelua ja opiskelijavalintaa varten oikeus saada salassapitosäännösten estämättä tieto koulutukseen hakeneen henkilön hakemuksesta liitteineen.

Työvoimaviranomaisilla, kehittämis- ja hallintokeskuksella, Kansaneläkelaitoksella, työttömyyskassoilla sekä ulkomaisilla laitoksilla, joilla on toimivalta käsitellä henkilön työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tehtäviä, on keskenään oikeus vaihtaa työnhakuun ja työttömyysturvaan liittyviä tietoja, joilla on vaikutusta henkilön oikeuteen saada työttömyysetuutta.  (Työttömyysturvalaki 1290/2002, Laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lainsäädännön soveltamisesta 352/2010.)

Muille viranomaisille asiakastietoja luovutetaan, jos tietojen luovuttamisesta on säädetty laissa tai tietojen luovuttamiseen on asiakkaan suostumus. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tietopyynnön tehneen viranomaisen toimivallan laajuuden mukaan. Viranomaisia, joilla on oikeus pyytää tietoja asiakkaasta ovat esimerkiksi ETK, KEVA, Maahanmuuttovirasto, poliisi, sosiaaliviranomainen ja ulosottoviranomainen.

Työvoimapalveluiden tuottajalle luovutettavat tiedot

Työvoimapalvelujen tuottajalla ja työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työvoimaviranomaisen järjestämän työllistymistä tukevan palvelun tuottajalla on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimaviranomaiselta ja kehittämis- ja hallintokeskukselta henkilöasiakasta koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun tuottamiseksi ja toteuttamiseksi. Asiakkaan terveydentilaa koskevien tietojen luovuttaminen palveluntuottajalle on mahdollista vain, jos asiakas antaa tietojen luovuttamiseen yksilöidyn kirjallisen suostumuksen.

Työnantajalle luovutettavat tiedot

Työvoimaviranomainen voi luovuttaa työnantajalle työpaikan täyttämistä varten tarpeellisia tietoja työnhakijasta vain työnhakijan kirjallisella suostumuksella. Henkilöasiakkaan tietoihin on merkittävä tieto suostumuksesta tai siitä kieltäytymisestä. Työpaikan täyttämistä varten tarpeellisista tiedoista on säädetty työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain (380/2023) 118 §:ssa.

Työnantajalle voidaan luovuttaa työnhakijan terveydentilaa koskevia tietoja vain, jos työnhakija antaa siihen yksilöidyn kirjallisen suostumuksen ja jos tiedot ovat välttämättömiä avoimen työpaikan tai kyseisen ammattialan erityisten terveydentilavaatimusten täyttämiseksi taikka sellaisen työnhakijan työllistymisen edistämiseksi, jonka vamma tai sairaus vaikeuttaa työllistymistä.

Työnantajalla on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimaviranomaiselta työ- ja virkasuhdetta koskevissa laeissa säädetyn irtisanotun työntekijän, virkamiehen ja viranhaltijan takaisin ottamista koskevan velvollisuuden täyttämiseksi tieto siitä, onko työnantajan yksilöimä henkilö työnhakijana työvoimaviranomaisessa.

Tietojen luovuttaminen tutkimustarkoituksiin

Julkisuuslain 28 §:ssa tarkoitetun luvan antamisesta työvoimapalvelujen valtakunnallisen tietovarannon salassa pidettävien tietojen luovuttamiseen tilastointia, tieteellistä tutkimusta taikka viranomaisten suunnittelu- tai selvitystyötä varten päättää KEHA-keskus. Luovutettavan tiedon sisältö määräytyy tutkimuslupahakemuksen liitteenä olevan tutkimussuunnitelman mukaan.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelussa oleviin tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on asian käsittelyyn edellyttämä oikeus käsitellä tietoa. Palveluun tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät tai tämän valtuuttamat kolmannen tahon työntekijät. Henkilötietoja suojataan lisäksi kulunvalvonnalla, käytönvalvonnalla sekä henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksella. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelevällä henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.

Asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden käyttöoikeuksista, niiden myöntämisestä ja poistamisesta on säädetty laissa (laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 380/2023, 124–126 §).

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja oikeus saada jäljennös omista henkilötiedoistasi (yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artikla). Jos henkilöasiakas haluaa tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu asiakastietojärjestelmäkokonaisuuteen, tulee asiakkaan pyytää tietoja omasta asiakkuudestaan vastaavalta työvoimaviranomaiselta.

Sinulla on oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tiedot (yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artikla). Oikaiseminen tapahtuu tekemällä oikaisupyyntö työvoimaviranomaiselle, joka käsittelee pyynnön ja ratkaisee asian huomioiden tietojen säilyttämiseen liittyvät lait ja asetukset.

Sinulla ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädettyä oikeutta 1 momentissa tarkoitettujen tietojen käsittelyn rajoittamiseen (laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 380/2023, 114 §). Tietojen luovuttamiseen annetun suostumuksen peruuttamista tulee pyytää siltä taholta, jolle suostumus on annettu. Henkilötietojen käsittelyssä ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon, kuten profilointiin, perustuvia päätöksiä.

Lisätietoja omien tietojesi käsittelystä saat siltä työvoimaviranomaiselta, jonka asiakas olet.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Kehittämis- ja hallintokeskus, työvoimaviranomaiset, hyvinvointialueet ja Kansaneläkelaitos ovat monialaisen palvelun tietojen yhteisrekisterinpitäjinä (laki työllistymisen monialaisesta edistämisestä 381/2023 11 §). Työvoimaviranomaiset, hyvinvointialueet ja Kansaneläkelaitos vastaavat sellaisista yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitetuista rekisterinpitäjän velvollisuuksista asiakastietoaineistoon tallettamiensa tietojen osalta, joita ei erikseen ole säädetty KEHA-keskukselle.

KEHA-keskus
PL 1000, 50101 Mikkeli
0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi

Tietosuojavastaava:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työtöntä koskevat tiedot ja niiden käyttötarkoitus

Työvoimaviranomainen, hyvinvointialue ja Kansaneläkelaitos voivat käsitellä työtöntä henkilöä koskevia tietoja niille tässä laissa säädettyjen, monialaisen tuen yhteistoimintamalliin liittyvien tehtävien hoitamiseksi ja näitä tehtäviä koskevaan valvontaan, kehittämiseen, seurantaan, arviointiin, tilastointiin, ennakointiin ja ohjaukseen.

Monialaisen tuen yhteistoimintamallin asiakastietoaineisto ja -järjestelmä

KEHA-keskus kehittää ja ylläpitää monialaisen tuen yhteistoimintamallin asiakastietoaineistoa ja asiakastietojärjestelmää monialaisen tuen yhteistoimintamallin toteuttamiseksi.

Työvoimaviranomaisen, hyvinvointialueen ja Kansaneläkelaitoksen on talletettava työllistymisen monialaisesta edistämisestä annetun lain 381/2023 11 §:ssä tarkoitetut tiedot monialaisen tuen yhteistoimintamallin asiakastietojärjestelmällä asiakastietoaineistoon. Työttömän tietoja saa tallettaa tietoaineistoon sen jälkeen, kun asiakkuus monialaisen tuen yhteistoimintamallissa on alkanut.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (laki työllistymisen monialaisesta edistämisestä 381/2023).

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Työttömästä henkilöstä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot,
  • monialaisen tuen yhteistoimintamallin asiakkuuteen ja asiointiin sekä asioinnin mahdollisesti edellyttämiin erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot,
  • koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot,
  • sellaiset sosiaalista tilannetta koskevat tiedot, joilla on vaikutusta hänen työllistymiseensä ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi,
  • sellaiset terveydentilaa ja työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla on vaikutusta hänen työllistymiseensä ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle,
  • palvelutarvetta koskevat tiedot, joilla on vaikutusta hänen työllistymiseensä,
  • monialaista työllistymissuunnitelmaa ja sen toteutumista, seurantaa ja tarkistamista koskevat tiedot.

Työhallinnon henkilöasiakasta sekä hänen palveluaan koskevat tiedot ovat julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Kehittämis- ja hallintokeskuksen on poistettava kaikki työtöntä koskevat tiedot, kun monialaisen tuen yhteistoimintamallin asiakkuuden päättymisestä on kulunut neljä vuotta. Tietoa ei kuitenkaan tarvitse poistaa, jos se on tarpeen säännöksiin perustuvan tehtävän hoitamiseksi tai vireillä olevan asian johdosta.

Osan asiakastiedoista Kansallisarkisto on määrännyt arkistolain (831/1994) mukaisesti pysyvään säilytykseen. Pysyvään säilytykseen määrätyt tiedot siirretään säilytettäväksi Kansallisarkistoon asiakastietojärjestelmästä poiston jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työttömän suostumuksesta riippumatta työvoimaviranomaisella, hyvinvointialueella ja Kansaneläkelaitoksella on oikeus salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä saada toisiltaan sekä tässä laissa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseksi käyttää 11 §:n 2 momentissa tarkoitettuja työtöntä koskevia tietoja, jotka ovat välttämättömiä työllistymistä edistävän monialaisen tuen yhteistoimintamallin järjestämiseksi työttömälle. (Laki työllistymisen monialaisesta edistämisestä 381/2023).

Tietoja ja asiakirjoja voidaan tarvittaessa kerätä ja saada asiakkaan yksilöidyllä suostumuksella tarpeellisilta osin muun muassa seuraavista tietolähteistä:

  • asiakas ja asiakkaan antamat selvitykset
  • asiakkaan nimeämät yksityishenkilöt
  • työnantaja
  • kuntouttavan työtoiminnan järjestäjät
  • työllistymistä edistävien palvelujen järjestäjät 
  • kuntoutuslaitos
  • eläkelaitos
  • terveydenhuollon ammattihenkilöstö
  • päihdehuolto
  • A-klinikka
  • kuntoutuksen asiakasyhteistyöryhmä
  • Eläketurvakeskuksen työsuhderekisteri
  • oppilaitokset, koulutoimi ja muut koulutusta järjestävät tahot
  • vankeinhoitolaitokset
  • ostopalveluiden tuottajat

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Työttömän suostumuksesta riippumatta työvoimaviranomaisella, hyvinvointialueella ja Kansaneläkelaitoksella on oikeus salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä saada toisiltaan sekä tässä laissa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseksi käyttää työllistymisen monialaisesta edistämisestä annetun lain 11 §:n 2 momentissa tarkoitettuja työtöntä koskevia tietoja, jotka ovat välttämättömiä työllistymistä edistävän monialaisen tuen yhteistoimintamallin järjestämiseksi työttömälle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelussa oleviin tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on asian käsittelyyn edellyttämä oikeus käsitellä tietoa. Palveluun tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät tai tämän valtuuttamat kolmannen tahon työntekijät. Henkilötietoja suojataan lisäksi kulunvalvonnalla, käytönvalvonnalla sekä henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksella.

Asiakastietojärjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttöoikeutta. Kehittämis- ja hallintokeskus voi myöntää käyttöoikeuden työvoimaviranomaisen, hyvinvointialueen tai Kansaneläkelaitoksen palveluksessa olevalle henkilölle, joka hoitaa tässä laissa tarkoitettuja tehtäviä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja oikeus saada jäljennös omista henkilötiedoistasi (yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artikla). Jos henkilöasiakas haluaa tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu asiakastietojärjestelmäkokonaisuuteen, tulee asiakkaan pyytää tietoja toiminnasta vastaavalta rekisterinpitäjältä.  

Sinulla on oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tiedot (yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artikla). Oikaiseminen tapahtuu tekemällä oikaisupyyntö toiminnasta vastaavalle rekisterinpitäjälle, joka käsittelee pyynnön ja ratkaisee asian huomioiden tietojen säilyttämiseen liittyvät lait ja asetukset.

Sinulla ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädettyä oikeutta 1 momentissa tarkoitettujen tietojen käsittelyn rajoittamiseen (laki työllisyyden monialaisesta edistämisestä 381/2023, 12 §).

Tietojen luovuttamiseen annetun suostumuksen peruuttamista tulee pyytää siltä taholta, jolle suostumus on annettu. Henkilötietojen käsittelyssä ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon, kuten profilointiin, perustuvia päätöksiä.

Lisätietoja omien tietojesi käsittelystä saat siltä työvoimaviranomaiselta, jonka asiakas olet.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.

Tämän selosteen tarkoituksena on informoida henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Selostetta päivitetään tarvittaessa. 

1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot 

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus) 

Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualue 
PL 1000, 50101 Mikkeli 
Käyntiosoite: Jääkärinkatu 14, 50100 Mikkeli 
Puh. 0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi 

2. Tietosuojavastaava 

Tietosuojavastaava: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi 

3. Rekisterien nimet 

KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualueen (Henkilöasiakas- ja viranomaispalvelut, Yritys-Suomi-neuvonta, Talousapu-neuvonta, Work In Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonta) asiakaspalvelujärjestelmien 

  • puhelut 
  • chat-keskustelut  
  • sähköpostit 
  • sähköiset yhteydenottopyynnöt. 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 6. 

Tietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon, joita säädellään seuraavissa laeissa: 

Tietoja käytetään varmentamaan palvelutapahtumaa reklamaatiotilanteissa, toiminnan kehittämiseen sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen palvelun laadun kehittämiseksi. 

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät 

Rekisteriin tallentuu asiakkaan itsensä ilmoittamat ja asiakaspalvelutilanteessa syntyvät tiedot, joita ovat esimerkiksi: 

  • henkilön yksilöintitiedot: 
  • nimi ja henkilötunnus 
  • osoitetiedot ja puhelinnumero, sähköpostiosoite, IP-osoite 
  • työllisyys- ja työhistoriatiedot ja työttömyysturvatiedot 
  • neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet henkilökohtaiset tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina 
  • yritystiedot: 
  • nimi ja Y-tunnus 
  • osoitetiedot ja puhelinnumero, sähköpostiosoite, IP-osoite 
  • kontaktien aiheet 
  • neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet yritystoimintaan liittyvät tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina. 

6. Tiedon säilytysaika 

Puhelutallenteita säilytetään kuusi (6) kuukautta. Laadun kehittämishankkeissa ja reklamaatiotilanteissa voidaan yksittäisiä tallenteita säilyttää pidempään, kuitenkin enintään 12 kuukautta. Jonotuksen aikana tehdyn suomi.fi-tunnistuksen tietoja ei säilytetä järjestelmässä. Suomi.fi-tunnistetieto näytetään asiantuntijalle ainoastaan kontaktin ajan. 

Chat-palvelujen keskusteluissa ei ole asiakkaan tunnistetietoja. Keskusteluja säilytetään kuusi (6) kuukautta. Asiakas voi keskustelun aikana itse omalla valinnallaan tilata keskusteluhistorian omaan sähköpostiinsa.  

Sähköposteja ja sähköisiä yhteydenottopyyntöjä säilytetään kuusi (6) kuukautta. Käyty keskustelu tallentuu asiakkaan omaan sähköpostiin.  

Yritys-Suomi-neuvonnan sähköisissä palvelupyynnöissä kerättyjä tietoja (asiakkaan tilanne kansalainen/yritys/muu, asiakkaan sijaintimaa, kontaktin aihe) sekä asiakastyytyväisyyskyselyissä saatuja tietoja säilytetään EU-komission tietovarastossa korkeintaan kolmen vuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. 

7. Säännönmukaiset tietolähteet 

Asiakkaan itsensä antamat ja keskustelun aikana syntyvät tiedot sekä työvoimapalveluiden valtakunnallinen järjestelmäkokonaisuus, kauppa-, säätiö- ja yhdistysrekisteri sekä työ- ja elinkeinoministeriön hallinnon alan ja ulkoministeriön yhteinen asiakastietojärjestelmä. Asiakkaan tunnistamisen tiedot saadaan Digi- ja väestötietovirastolta suomi.fi -tunnistuspalvelun kautta. 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Ei säännönmukaisia luovutuksia. 

KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualue luovuttaa asiakkaiden tietoja muille viranomaisille vain silloin, kun luovuttamisesta säädetään laissa. 

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 32. 

KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualueen tietoturva ja henkilötietojen suojaus huomioidaan suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä. KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualue käsittelee henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

Kaikki KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualueen henkilötietojen käsittelijät antavat vaitiolositoumuksen. Rekisteritietoja käyttävät vain näitä tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Tallennusjärjestelmän palveluntarjoajalla on salassapitovelvollisuus. 

11. Tarkastusoikeus ja tietojen pyytäminen 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 15. 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot. 

Tarkastuspyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee allekirjoittaa. Tarkastuspyynnössä tulee yksilöidä tarkastusta koskevan kontaktin ajankohta sekä yhteystiedot, mistä on yhteyttä ottanut. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa KEHA-keskuksen Asiakas- ja neuvontapalvelut -vastuualueelle ja se tulee lähettää postitse tai sähköpostilla KEHA-keskuksen kirjaamoon (yhteystiedot kohdassa 1). Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan turvaamiseksi.

Oikeus tietojen poistamiseen ei koske niitä henkilötietoja, joita työvoimaviranomaiset tarvitsevat lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Mahdollisesta tiedon korjaamisesta/poistamisesta kieltäytymisestä annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi epäämisen syyt. 

13. Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 77. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. 

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679
Tietosuojalaki 1050/2018
Laatimispäivä 13.6.2018
Päivitys 3.12.2020 - pieniä lisäyksiä ja muutoksia kohtiin 3-6, 9 ja 12

1. Rekisterinpitäjä

KEHA-keskus
PL 1000, 50101 Mikkeli
0295 020 000, kirjaamo.keha(at)ely-keskus.fi

2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa:
PL 1000, 50101 Mikkeli
tyomarkkinatori.keha@ely-keskus.fi

3. Rekisterin nimi

Työmarkkinatori-kokonaisuuden sidosryhmäyhteistyön yhteystietorekisteri

Työmarkkinatorin sidosryhmätyön yhteystietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on KEHA-keskuksen toteuttaman Työmarkkinatori-kokonaisuuden yhteiskehittämistä ja viestintää koskeva yhteystietorekisteri. Rekisterin avulla pidetään yllä ja ajan tasalla kontaktitietoja henkilöistä, jotka ovat mukana yhteiskehittämisessä ja joille tiedotetaan Työmarkkinatoriin liittyvistä asioista.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on henkilöstä enintään seuraavat tiedot

  • nimi
  • titteli
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • henkilön edustaman organisaation nimi
  • henkilön edustaman organisaation luokittelutieto (esim. valtionhallinto tai henkilöstöyritys)
  • rooli, jolla osallistuu yhteiskehittämiseen
  • henkilöön liittyvät aktiviteetit

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröinti perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Suostumus annetaan Webropol-verkkolomakkeella,

jonka henkilö täyttää kun hän ilmoittautuu tai hänet kutsutaan yhteistyöhön.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa henkilöille, jotka työskentelevät KEHA-keskukselle sopimussuhteessa palveluja tuottavissa yrityksissä ja toimivat ko. yritysten toteuttamissa kehitystehtävissä.

Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi kehitettävien palvelujen käyttäjätestaukset, joihin osallistujia kutsutaan sähköpostitse. Tehtäviä voidaan toteuttaa myös virtuaalisissa työympäristöissä.

Tietoja ei luovuteta eteenpäin muille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Tietojen säilytysaika

Yhteiskehittämistyön ja viestinnän jatkuvan luonteen takia tietoja säilytetään toistaiseksi.

10. Rekisterin suojausperiaatteet

Rekisterin tiedot on tallennettu sähköiseen tietojärjestelmään. Tietoihin pääsevät käsiksi vain TE-digihankkeessa toimivat KEHA-keskuksen tai TE-digihankkeeseen palveluja tuottavien yritysten nimetyt työntekijät.

Tietojärjestelmän pääkäyttäjä kutsuu työntekijät rekisterin käyttäjiksi tietojärjestelmästä lähetettävällä henkilökohtaisella kirjautumislinkillä. Rekisteröitymisen jälkeen käyttäjät kirjautuvat tietojärjestelmään käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

11. Tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on pyynnöstä oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu ja miten tietoja on käytetty.

Pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

KEHA-keskus
Kirjaamo
PL 1000
50101 Mikkeli

Pyyntö voidaan tehdä myös sähköpostilla osoitteeseen: kirjaamo.keha(at)ely-keskus.fi.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Pyynnöstä rekisterinpitäjä poistaa rekisteröidyn tiedot myös kokonaisuudessaan.

Pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

KEHA-keskus
Kirjaamo
PL 1000
50101 Mikkeli

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Rekisteröidyllä ei ole muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia.

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679
Tietosuojalaki 1050/2018
Laatimispäivä 27.4.2023

1. Rekisterinpitäjä

KEHA-keskus
PL 1000, 50101 Mikkeli
0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lari Wennström
PL 1000, 50101 Mikkeli
tyomarkkinatori.keha@ely-keskus.fi

3. Rekisterin nimi

Yrittäjyystyökalut-kokonaisuuden sidosryhmäyhteistyön yhteystietorekisteri

Yrittäjyystyökalut-sidosryhmätyön yhteystietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on KEHA-keskuksen toteuttaman Yrittäjyystyökalut-kokonaisuuden yhteiskehittämistä ja viestintää koskeva yhteystietorekisteri. Rekisterin avulla pidetään yllä ja ajan tasalla kontaktitietoja henkilöistä, jotka ovat mukana yhteiskehittämisessä ja joille tiedotetaan yrittäjyystyökaluihin liittyvistä asioista.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on henkilöstä enintään seuraavat tiedot

  • nimi,
  • titteli,
  • sähköpostiosoite,
  • henkilön edustaman organisaation nimi,
  • henkilön edustaman organisaation luokittelutieto (esim. valtionhallinto tai henkilöstöyritys),
  • rooli, jolla osallistuu yhteiskehittämiseen ja
  • henkilöön liittyvät aktiviteetit.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröinti perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Suostumus annetaan Webropol-verkkolomakkeella, jonka henkilö täyttää kun hän ilmoittautuu tai hänet kutsutaan yhteistyöhön. Rekisteröity voi perua suostumuksensa milloin vain.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa henkilöille, jotka työskentelevät KEHA-keskukselle sopimussuhteessa palveluja tuottavissa yrityksissä ja toimivat ko. yritysten toteuttamissa kehitystehtävissä.

Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi kehitettävien palvelujen käyttäjätestaukset, joihin osallistujia kutsutaan sähköpostitse. Tehtäviä voidaan toteuttaa myös virtuaalisissa työympäristöissä.

Tietoja ei luovuteta eteenpäin muille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Tietojen säilytysaika

Yhteiskehittämistyön ja viestinnän jatkuvan luonteen takia tietoja säilytetään toistaiseksi. Käyttäjä voi pyytää tietojensa poistamista.

10. Rekisterin suojausperiaatteet

Rekisterin tiedot on tallennettu sähköiseen tietojärjestelmään. Tietoihin pääsevät käsiksi vain TE-Digi-hankkeessa toimivat KEHA-keskuksen tai TE-Digi-hankkeeseen palveluja tuottavien yritysten nimetyt työntekijät.

Tietojärjestelmän pääkäyttäjä kutsuu työntekijät rekisterin käyttäjiksi tietojärjestelmästä lähetettävällä henkilökohtaisella kirjautumislinkillä. Rekisteröitymisen jälkeen käyttäjät kirjautuvat tietojärjestelmään käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

11. Tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on pyynnöstä oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu ja miten tietoja on käytetty.

Pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

KEHA-keskus
Kirjaamo
PL 1000
50101 Mikkeli

Pyyntö voidaan tehdä myös sähköpostilla osoitteeseen: kirjaamo.keha@ely-keskus.fi.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Pyynnöstä rekisterinpitäjä poistaa rekisteröidyn tiedot myös kokonaisuudessaan.

Pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

KEHA-keskus
Kirjaamo
PL 1000
50101 Mikkeli

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Rekisteröidyllä ei ole muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia.

Tietosuojaseloste 16.8.2022

Tämän selosteen tarkoituksena on informoida henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Selostetta päivitetään tarvittaessa.

1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Uudenmaan TE-toimisto
PL 1003, 00521 Helsinki
Käyntiosoite: Antinkatu 1, 00100 Helsinki

Lisätietoa:
Harry Berg, Laura Pajari-Xiang ja Roosa Tuominen
Puh. 0295 016 770, tyonantajaneuvonta@workinfinland.fi

2. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

3. Rekisterin nimet

Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnan asiakaspalvelujärjestelmien

  • puhelut
  • sähköpostit

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 6

Tietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon, joita säädellään seuraavissa laeissa:

  • Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta, 916/2012
  • EU-asetus digitaalisesta palveluväylästä, EU 2018/1724

Tietoja käytetään varmentamaan palvelutapahtumaa reklamaatiotilanteissa, toiminnan kehittämiseen sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen palvelun laadun kehittämiseksi.

Käsittelyä, kuten teknistä ylläpitoa, voidaan ulkoistaa lainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnan sähköposteja käsitellään Business Finlandin omistaman organisaatiosähköpostin kautta. Business Finlandin rooli on olla organisaatiosähköpostin tekninen omistaja. Business Finlandilla ei ole lukuoikeutta organisaatiosähköpostiin.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallentuu asiakkaan itsensä ilmoittamat ja asiakaspalvelutilanteessa syntyvät tiedot, joita ovat esimerkiksi:

Henkilön yksilöintitiedot:

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet henkilökohtaiset tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina.

Yritystiedot:

  • Nimi
  • Y-tunnus
  • Osoitetiedot
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Kontaktien aiheet
  • Neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet yritystoimintaan liittyvät tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina.

6. Tiedon säilytysaika

Puhelutallenteita säilytetään kuusi kuukautta. Laadun kehittämishankkeissa ja reklamaatiotilanteissa voidaan yksittäisiä tallenteita säilyttää pidempään, kuitenkin enintään 12 kk. Sähköposteja säilytetään kuusi kuukautta. Käyty keskustelu tallentuu asiakkaan omaan sähköpostiin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan itsensä antamat ja keskustelun aikana syntyvät tiedot, TE-hallinnon asiakastietojärjestelmä, työ- ja elinkeinoministeriön hallinnon alan ja ulkoministeriön yhteinen asiakastietojärjestelmä sekä kauppa-, säätiö- ja yhdistysrekisteri.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonta luovuttaa asiakkaiden tietoja muille viranomaisille vain silloin, kun luovuttamisesta säädetään laissa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötiedot sijaitsevat EU:n alueella olevilla palvelimilla. Jos mitään henkilötietoja pääsee käsittelemään alihankkijamme kautta Euroopan talousalueen ulkopuolelta, huolehdimme siitä, että henkilötietojen siirto tapahtuu lainmukaisesti ja tietosuoja on riittävällä tasolla.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 32

Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnassa tietoturva ja henkilötietojen suojaus huomioidaan suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä.

Kaikki Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnan henkilötietojen käsittelijät antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterintietoja käyttävät vain näitä tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Tallennusjärjestelmän palveluntarjoajalla on salassapitovelvollisuus.

11. Tarkastusoikeus ja tietojen pyytäminen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 15

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee allekirjoittaa. Tarkastuspyynnössä tulee yksilöidä tarkastusta koskevan kontaktin ajankohta sekä yhteystiedot, mistä on yhteyttä ottanut. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnalle ja se tulee lähettää postitse tai sähköpostitse Uudenmaan TE-toimistoon (yhteystiedot kohdassa 1). Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan turvaamiseksi.

Lue lisää omien tietojen tarkastamisesta (tietosuoja.fi)

Puhelutallenteen kuuntelu tapahtuu erikseen sovitusti Uudenmaan TE-toimiston toimipisteessä. Asiakkaan tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä.

12. Tiedon korjaamisoikeus ja oikeus tietojen poistamiseen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 16 ja 17

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen henkilötiedon oikaisua ja poistamista.

Oikaisupyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee allekirjoittaa. Kirjallisessa pyynnössä tulee yksilöidä mitä henkilörekisteriä oikaisupyyntö koskee. Oikaisupyyntö tulee osoittaa Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnalle ja se tulee lähettää postitse tai sähköpostitse Uudenmaan TE-toimistoon (yhteystiedot kohdassa 1). Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan turvaamiseksi.

Lue lisää oikaisupyynnön tekemisestä (tietosuoja.fi)

Oikeus tietojen poistamiseen ei koske niitä henkilötietoja, joita Work in Finland
 -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonta tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. 

Mahdollisesta tiedon korjaamisesta/poistamisesta kieltäytymisestä annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi epäämisen syyt.

13. Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 77

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

 

Päivitetty: