Monialaisen palvelun tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Kehittämis- ja hallintokeskus, työvoimaviranomaiset, hyvinvointialueet ja Kansaneläkelaitos ovat monialaisen palvelun tietojen yhteisrekisterinpitäjinä (laki työllistymisen monialaisesta edistämisestä 381/2023 11 §). Työvoimaviranomaiset, hyvinvointialueet ja Kansaneläkelaitos vastaavat sellaisista yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitetuista rekisterinpitäjän velvollisuuksista asiakastietoaineistoon tallettamiensa tietojen osalta, joita ei erikseen ole säädetty KEHA-keskukselle.

KEHA-keskus
PL 1000, 50101 Mikkeli
0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi

Tietosuojavastaava:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työtöntä koskevat tiedot ja niiden käyttötarkoitus

Työvoimaviranomainen, hyvinvointialue ja Kansaneläkelaitos voivat käsitellä työtöntä henkilöä koskevia tietoja niille tässä laissa säädettyjen, monialaisen tuen yhteistoimintamalliin liittyvien tehtävien hoitamiseksi ja näitä tehtäviä koskevaan valvontaan, kehittämiseen, seurantaan, arviointiin, tilastointiin, ennakointiin ja ohjaukseen.

Monialaisen tuen yhteistoimintamallin asiakastietoaineisto ja -järjestelmä

KEHA-keskus kehittää ja ylläpitää monialaisen tuen yhteistoimintamallin asiakastietoaineistoa ja asiakastietojärjestelmää monialaisen tuen yhteistoimintamallin toteuttamiseksi.

Työvoimaviranomaisen, hyvinvointialueen ja Kansaneläkelaitoksen on talletettava työllistymisen monialaisesta edistämisestä annetun lain 381/2023 11 §:ssä tarkoitetut tiedot monialaisen tuen yhteistoimintamallin asiakastietojärjestelmällä asiakastietoaineistoon. Työttömän tietoja saa tallettaa tietoaineistoon sen jälkeen, kun asiakkuus monialaisen tuen yhteistoimintamallissa on alkanut.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (laki työllistymisen monialaisesta edistämisestä 381/2023).

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Työttömästä henkilöstä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot,
• monialaisen tuen yhteistoimintamallin asiakkuuteen ja asiointiin sekä asioinnin mahdollisesti edellyttämiin erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot,
• koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot,
• sellaiset sosiaalista tilannetta koskevat tiedot, joilla on vaikutusta hänen työllistymiseensä ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi,
• sellaiset terveydentilaa ja työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla on vaikutusta hänen työllistymiseensä ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle,
• palvelutarvetta koskevat tiedot, joilla on vaikutusta hänen työllistymiseensä,
• monialaista työllistymissuunnitelmaa ja sen toteutumista, seurantaa ja tarkistamista koskevat tiedot.

Työhallinnon henkilöasiakasta sekä hänen palveluaan koskevat tiedot ovat julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Kehittämis- ja hallintokeskuksen on poistettava kaikki työtöntä koskevat tiedot, kun monialaisen tuen yhteistoimintamallin asiakkuuden päättymisestä on kulunut neljä vuotta. Tietoa ei kuitenkaan tarvitse poistaa, jos se on tarpeen säännöksiin perustuvan tehtävän hoitamiseksi tai vireillä olevan asian johdosta.

Osan asiakastiedoista Kansallisarkisto on määrännyt arkistolain (831/1994) mukaisesti pysyvään säilytykseen. Pysyvään säilytykseen määrätyt tiedot siirretään säilytettäväksi Kansallisarkistoon asiakastietojärjestelmästä poiston jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työttömän suostumuksesta riippumatta työvoimaviranomaisella, hyvinvointialueella ja Kansaneläkelaitoksella on oikeus salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä saada toisiltaan sekä tässä laissa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseksi käyttää 11 §:n 2 momentissa tarkoitettuja työtöntä koskevia tietoja, jotka ovat välttämättömiä työllistymistä edistävän monialaisen tuen yhteistoimintamallin järjestämiseksi työttömälle. (Laki työllistymisen monialaisesta edistämisestä 381/2023).

Tietoja ja asiakirjoja voidaan tarvittaessa kerätä ja saada asiakkaan yksilöidyllä suostumuksella tarpeellisilta osin muun muassa seuraavista tietolähteistä:

• asiakas ja asiakkaan antamat selvitykset
• asiakkaan nimeämät yksityishenkilöt
• työnantaja
• kuntouttavan työtoiminnan järjestäjät
• työllistymistä edistävien palvelujen järjestäjät 
• kuntoutuslaitos
• eläkelaitos
• terveydenhuollon ammattihenkilöstö
• päihdehuolto
• A-klinikka
• kuntoutuksen asiakasyhteistyöryhmä
• Eläketurvakeskuksen työsuhderekisteri
• oppilaitokset, koulutoimi ja muut koulutusta järjestävät tahot
• vankeinhoitolaitokset
• ostopalveluiden tuottajat

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Työttömän suostumuksesta riippumatta työvoimaviranomaisella, hyvinvointialueella ja Kansaneläkelaitoksella on oikeus salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä saada toisiltaan sekä tässä laissa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseksi käyttää työllistymisen monialaisesta edistämisestä annetun lain 11 §:n 2 momentissa tarkoitettuja työtöntä koskevia tietoja, jotka ovat välttämättömiä työllistymistä edistävän monialaisen tuen yhteistoimintamallin järjestämiseksi työttömälle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelussa oleviin tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on asian käsittelyyn edellyttämä oikeus käsitellä tietoa. Palveluun tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät tai tämän valtuuttamat kolmannen tahon työntekijät. Henkilötietoja suojataan lisäksi kulunvalvonnalla, käytönvalvonnalla sekä henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksella.

Asiakastietojärjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttöoikeutta. Kehittämis- ja hallintokeskus voi myöntää käyttöoikeuden työvoimaviranomaisen, hyvinvointialueen tai Kansaneläkelaitoksen palveluksessa olevalle henkilölle, joka hoitaa tässä laissa tarkoitettuja tehtäviä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja oikeus saada jäljennös omista henkilötiedoistasi (yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artikla). Jos henkilöasiakas haluaa tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu asiakastietojärjestelmäkokonaisuuteen, tulee asiakkaan pyytää tietoja toiminnasta vastaavalta rekisterinpitäjältä.  

Sinulla on oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tiedot (yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artikla). Oikaiseminen tapahtuu tekemällä oikaisupyyntö toiminnasta vastaavalle rekisterinpitäjälle, joka käsittelee pyynnön ja ratkaisee asian huomioiden tietojen säilyttämiseen liittyvät lait ja asetukset.

Sinulla ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädettyä oikeutta 1 momentissa tarkoitettujen tietojen käsittelyn rajoittamiseen (laki työllisyyden monialaisesta edistämisestä 381/2023, 12 §).

Tietojen luovuttamiseen annetun suostumuksen peruuttamista tulee pyytää siltä taholta, jolle suostumus on annettu. Henkilötietojen käsittelyssä ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon, kuten profilointiin, perustuvia päätöksiä.

Lisätietoja omien tietojesi käsittelystä saat siltä työvoimaviranomaiselta, jonka asiakas olet.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.