TE-toimistojen tapahtumatuotanto mukautuu yhteiskunnan tarpeisiin
TE-toimistojen tapahtumatuottajat järjestävät sekä alueellisia että valtakunnallisia tapahtumia, joita tuotetaan usein yhteistyössä eri tahojen kanssa. Vaikuttaa siltä, että tapahtumilla pystytään vastaamaan kansalaisten tarpeisiin. Tästä kertoo osaltaan TE-toimistojen tapahtumatuotannon finaaliehdokkuus tapahtuma-alan kilpailussa.
Suomen jokaisessa 15 TE-toimistossa on asiantuntijoita, joiden tehtävänkuvaan kuuluu tapahtumien tuottaminen. Osalle asiantuntijoista tehtävä on kokoaikainen, mutta suurimmaksi osaksi tapahtumien tuottaminen tapahtuu muiden tehtävien ohella. Yhdessä TE-toimistossa työskentelee keskimäärin yksi–kaksi henkilöä tapahtumien tuottamisen parissa.
– Erona eri TE-toimistojen välillä on, miten paljon tapahtumia järjestetään. Suuremmilla työllisyysalueilla järjestämme useita tapahtumia vuoden aikana, ja pienemmillä alueilla tapahtumatuottajat saattavat panostaa yhteen suureen tapahtumaan vuodessa. Määrä siis vaihtelee, mutta laatu ei, koska mielestäni joka puolella Suomea järjestetään laadukkaita tapahtumia, kertoo tapahtumakoordinaattori Olli Salonen Uudenmaan TE-toimistosta.
TE-toimistojen tärkeimpiä yhteistyökumppaneita tapahtumien tuottamisessa ovat työllisyyden parissa toimivat tahot. Tähän joukkoon kuuluvat esimerkiksi kuntakokeilut, kunnat, oppilaitokset, työnantajat sekä erilaiset työntekijä- ja työnantajajärjestöt. Valtionhallinnon toimijoista esimerkiksi Business Finland on taho, jonka kanssa tapahtumatuottajat tekevät yhteistyötä.
Tapahtumia laajalla kirjolla
Millaisia tapahtumia TE-toimistojen tapahtumatuottajat järjestävät?
– Kirjo on laaja. Monilla työllisyysalueilla järjestetään samankaltaisia tapahtumia, mutta niiden välillä voi olla nyanssieroja. Suurin osa tapahtumista on työnhakijoille suunnattuja rekrytointitapahtumia, kuten esimerkiksi messuja ja rekrytreffejä. Jos yksittäinen työnantaja tarvitsee tietyn määrän työntekijöitä, voimme järjestää täsmärekryjä. Työnantajalle on suuri haaste löytää nopealla aikataululla esimerkiksi 1000 työntekijää. Silloin tarvitaan usean eri organisaation yhteistyötä. Olemmekin järjestäneet täsmärekryjä kuntien kanssa, koska kunnat tuntevat alueen väestöpohjan. Täsmärekryjen kautta on haettu työntekijöitä esimerkiksi SOL Palveluille Loviisan ydinvoimalaitoksen tarpeisiin, Valmet Automotivelle ja Meyer Turku -telakalle, Olli Salonen luettelee.
Aiemmin TE-toimistot järjestivät paikan päällä TE-toimistoissa myös erilaisia työnhakijoille suunnattuja infotilaisuuksia, jotka liittyivät esimerkiksi lakiuudistuksiin ja uusiin palveluihin. Nykyisin tämänkaltaiset tapahtumat toteutetaan pääasiassa verkossa. Verkkotapahtumien määrän lisääntymiseen on vaikuttanut osittain koronapandemian aika, jolloin live-tapahtumille täytyi keksiä vaihtoehtoisia toteutustapoja. Tuolta ajalta on jäänyt elämään verkkotapahtumien kaltaisia hyväksi todettuja käytäntöjä.
Työnhakijoille suunnattujen tapahtumien lisäksi TE-toimistojen tapahtumatuottajat järjestävät tapahtumia työnantajille ja järjestöille erilaisista aiheista, kuten esimerkiksi siitä, millaisia tapahtumia TE-toimiston kanssa on mahdollista järjestää.
– Jos olet työnantaja ja kiinnostunut järjestämään rekrytointitapahtuman TE-toimiston kanssa, sinun kannattaa ottaa yhteyttä oman alueesi TE-toimiston yrityspalveluihin. Yrityspalveluasiantuntijat sopivat kanssasi tapaamisen, jossa tapahtumaa ryhdytään suunnittelemaan, Salonen opastaa.
Alueellisten tapahtumien lisäksi TE-toimistojen tapahtumatuottajat järjestävät valtakunnallisia tapahtumia.
– Yksi esimerkki valtakunnallisista tapahtumista on viime syksynä ensimmäistä kertaa toteutettu Valtakunnallinen työvoimakoulutusviikko. Lisäksi kansainväliseen rekrytointiin liittyvät tapahtumat ovat usein valtakunnallisia. Niistä voi mainita esimerkiksi European Job Days -tapahtuman, joka ulottuu itse asiassa Suomen rajojen ulkopuolelle, koska se on koko Euroopan laajuinen tapahtuma. Toivomme, että valtakunnallisia tapahtumia olisi enemmän, ja sen vuoksi pyrimme usein selvittämään, voisiko alueellisissa tapahtumissa olla jokin ulottuvuus, jonka voisi toteuttaa virtuaalisesti. Näin olisi mahdollista tavoittaa suurempi yleisö.
Positiivisia vaikutuksia
TE-toimistojen järjestämien tapahtumien suosiota ei ole mahdollista mitata esimerkiksi lipunmyynnin perusteella, koska tapahtumat ovat maksuttomia. Tapahtumien vaikuttavuudesta saadaan kuitenkin tietoa kävijäpalautteesta. Lisäksi työnantajilta saadaan tietoa, miten tapahtuma on vaikuttanut heidän rekrytointeihinsa.
– Olemme todenneet, että rekrytointitapahtumat onnistuvat ratkaisemaan kohtaantohaastetta, joka on ongelma monilla aloilla. Erityisesti tämä näkyy tapahtumissa, jotka keskittyvät jonkin tietyn alan rekrytointeihin, koska usein tällaisiin tapahtumiin osallistuu kyseisen alan opiskelijoita. Toinen esimerkki vaikuttavuudesta on kesätyötapahtumat, joissa nuoret, joilla ei välttämättä ole vielä kokemusta työelämästä, pääsevät tapaamaan työnantajia kasvotusten ja saavat näin käsityksen, millaista kyseisen työnantajan palveluksessa olisi työskennellä. Se on eri asia kuin pelkän hakemuksen lähettäminen verkossa. Kesätyötapahtumissa työnantajat usein järjestävätkin pikahaastatteluja, jolloin työllistymistä edistetään konkreettisesti. Rekrytointitapahtumat voivat olla hyvin nopea reitti työllistymiseen, Olli Salonen kertoo.
Tänä vuonna suunnitelmissa on yhden tai kahden valtakunnallisen tapahtuman toteuttaminen. Toinen niistä on Koko Suomi rekrytoi -tapahtuma, jonka tavoitteena on tuoda maanlaajuisesti esille niitä aloja ja alueita, joilla on pulaa työntekijöistä. Toinen suunnitelmissa oleva tapahtuma on Valtakunnallinen työvoimakoulutusviikko, joka on tarkoitus järjestää siis toista kertaa. Jos kyseiset tapahtumat toteutuvat, asiasta tiedotetaan TE-toimistojen viestintäkanavissa.
Tulevaisuus ja finaaliehdokkuus
Millaiselle tapahtumatuotannon tulevaisuus näyttää, kun huomioidaan, että vuoden 2025 alusta TE-toimistot lakkautetaan ja työvoimapalvelut siirtyvät kuntien järjestämisvastuulle?
– Tapahtumatuotantoa tarvitaan varmasti myös tulevaisuudessa. Vielä tässä vaiheessa on epäselvää, miten ja missä muodossa tapahtumatuotanto toteutuu ja ketkä toimivat järjestäjinä muutoksen jälkeen. Mielestäni alueellisen ja valtakunnallisen yhteistyön säilyttäminen ja tiivistäminen on tärkeää, Salonen pohtii.
Viime syksynä ensimmäistä kertaa järjestetty Valtakunnallinen työvoimakoulutusviikko oli menestys. Tapahtumaa varten julkaistua virtuaalista karttaa, josta löytyi teemaviikon tapahtumat eri puolella Suomea, klikattiin jopa 121 000 kertaa. Valtakunnallinen työvoimakoulutusviikko on finalistina Evento Awards -tapahtuma-alan kilpailussa Kuluttajatapahtuma, maksuton -kategoriassa. Kilpailun voittajat valitaan torstaina 11. huhtikuuta.
Mistä finaaliehdokkuus mielestäsi kertoo, ja miltä se tuntuu?
– Se tuntuu todella hienolta. Valtakunnallisen työvoimakoulutusviikon tavoitteena oli, että työnhakijat voisivat löytää uusia kiinnostavia aloja ja reittejä nopeampaan työllistymiseen. Mielestäni ehdokkuus kertoo tapahtumien kasvavasta arvostuksesta ja siitä, että voimme valtionhallinnon tuottamilla tapahtumilla tuoda lisäarvoa yhteiskunnalle. Mukaudumme olemassa olevaan yhteiskuntaan järjestämällä tuotantoja ja tapahtumia, joille on tarvetta. Tuomme näkyviin työpaikkoja ja palveluja, jotka ovat mielenkiintoisia ja joista ihmiset haluavat kuulla enemmän, Salonen kertoo ja lisää, että tulevaisuudessa myös podcastit ovat tulossa osaksi tapahtumatuotantoa.