Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnan tietosuojaseloste


Tietosuojaseloste 16.8.2022

Tämän selosteen tarkoituksena on informoida henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Selostetta päivitetään tarvittaessa.

1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Uudenmaan TE-toimisto
PL 1003, 00521 Helsinki
Käyntiosoite: Antinkatu 1, 00100 Helsinki

Lisätietoa:
Harry Berg, Laura Pajari-Xiang ja Roosa Tuominen
Puh. 0295 016 770, tyonantajaneuvonta@workinfinland.fi

2. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

3. Rekisterin nimet

Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnan asiakaspalvelujärjestelmien

  • puhelut
  • sähköpostit

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 6

Tietoja tarvitaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen, palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon, joita säädellään seuraavissa laeissa:

  • Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta, 916/2012
  • EU-asetus digitaalisesta palveluväylästä, EU 2018/1724

Tietoja käytetään varmentamaan palvelutapahtumaa reklamaatiotilanteissa, toiminnan kehittämiseen sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen palvelun laadun kehittämiseksi.

Käsittelyä, kuten teknistä ylläpitoa, voidaan ulkoistaa lainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnan sähköposteja käsitellään Business Finlandin omistaman organisaatiosähköpostin kautta. Business Finlandin rooli on olla organisaatiosähköpostin tekninen omistaja. Business Finlandilla ei ole lukuoikeutta organisaatiosähköpostiin.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallentuu asiakkaan itsensä ilmoittamat ja asiakaspalvelutilanteessa syntyvät tiedot, joita ovat esimerkiksi:

Henkilön yksilöintitiedot:

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet henkilökohtaiset tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina.

Yritystiedot:

  • Nimi
  • Y-tunnus
  • Osoitetiedot
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Kontaktien aiheet
  • Neuvonta- tai ohjaustilanteessa syntyneet yritystoimintaan liittyvät tiedot, asiakkaan tai virkamiehen esille tuomina.

6. Tiedon säilytysaika

Puhelutallenteita säilytetään kuusi kuukautta. Laadun kehittämishankkeissa ja reklamaatiotilanteissa voidaan yksittäisiä tallenteita säilyttää pidempään, kuitenkin enintään 12 kk. Sähköposteja säilytetään kuusi kuukautta. Käyty keskustelu tallentuu asiakkaan omaan sähköpostiin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan itsensä antamat ja keskustelun aikana syntyvät tiedot, TE-hallinnon asiakastietojärjestelmä, työ- ja elinkeinoministeriön hallinnon alan ja ulkoministeriön yhteinen asiakastietojärjestelmä sekä kauppa-, säätiö- ja yhdistysrekisteri.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonta luovuttaa asiakkaiden tietoja muille viranomaisille vain silloin, kun luovuttamisesta säädetään laissa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötiedot sijaitsevat EU:n alueella olevilla palvelimilla. Jos mitään henkilötietoja pääsee käsittelemään alihankkijamme kautta Euroopan talousalueen ulkopuolelta, huolehdimme siitä, että henkilötietojen siirto tapahtuu lainmukaisesti ja tietosuoja on riittävällä tasolla.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 32

Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnassa tietoturva ja henkilötietojen suojaus huomioidaan suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä.

Kaikki Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnan henkilötietojen käsittelijät antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterintietoja käyttävät vain näitä tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Tallennusjärjestelmän palveluntarjoajalla on salassapitovelvollisuus.

11. Tarkastusoikeus ja tietojen pyytäminen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 15

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee allekirjoittaa. Tarkastuspyynnössä tulee yksilöidä tarkastusta koskevan kontaktin ajankohta sekä yhteystiedot, mistä on yhteyttä ottanut. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnalle ja se tulee lähettää postitse tai sähköpostitse Uudenmaan TE-toimistoon (yhteystiedot kohdassa 1). Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan turvaamiseksi.

Lue lisää omien tietojen tarkastamisesta (tietosuoja.fi)

Puhelutallenteen kuuntelu tapahtuu erikseen sovitusti Uudenmaan TE-toimiston toimipisteessä. Asiakkaan tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä.

12. Tiedon korjaamisoikeus ja oikeus tietojen poistamiseen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 16 ja 17

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen henkilötiedon oikaisua ja poistamista.

Oikaisupyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja se tulee allekirjoittaa. Kirjallisessa pyynnössä tulee yksilöidä mitä henkilörekisteriä oikaisupyyntö koskee. Oikaisupyyntö tulee osoittaa Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonnalle ja se tulee lähettää postitse tai sähköpostitse Uudenmaan TE-toimistoon (yhteystiedot kohdassa 1). Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia sähköpostin salaamisesta yksityisyydensuojan turvaamiseksi.

Lue lisää oikaisupyynnön tekemisestä (tietosuoja.fi)

Oikeus tietojen poistamiseen ei koske niitä henkilötietoja, joita Work in Finland
 -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvonta tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. 

Mahdollisesta tiedon korjaamisesta/poistamisesta kieltäytymisestä annetaan asiakkaalle kirjallinen todistus, josta käy ilmi epäämisen syyt.

13. Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 77

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

 

Päivitetty: